Partimos de la base de que las organizaciones donde nosotros nos desenvolvemos diariamente, están compuestas por seres humanos, los cuales deben ser tratados sobre bases claras y cuyos pilares deberían ser, por lo menos los siguientes tres: honestidad, respeto, diversidad (cultural, racial, religiosa, étnica).

El cambio Cultural

El desafío del cambio cultural en las organizaciones surge ante necesidades de diferente origen, en algunos casos podemos llamarlas:

  1. Causas externas o exógenas, aquellas que provienen de eventos ajenos a la organización en si misma pero que impactan duramente en la misma. Podemos citar como ejemplo de este tipo de situaciones, la actual crisis económica internacional y nacional.
  2. Causas Internas o endógenas, aquellas que se originan dentro de nuestras organizaciones y sobre las cuales podemos tomar acciones concretas. Este tipo de causas no necesariamente tienen que ser negativas, también pueden estar originadas en eventos de crecimiento o también en el cambio de un ERP.

Pero las verdades de Perogrullo enunciadas en los párrafos anteriores, en general, tienen impacto sobre el aspecto cultural de nuestras organizaciones.

Hitos significativos en el proceso de cambio

Para realizar un proceso de cambio cultural dentro de las organizaciones y que el mismo sea lo más efectivo posible, se deberían tener en cuenta los siguientes puntos.

  • Descripción de la realidad
  • Perfil de la organización
  • Definición de Visión, Misión, Valores, Estrategia.
  • Enfocar en el resultado final de cambio.
  • Identificar los Jugadores importantes del cambio.
  • Establecer un Plan para el cambio.
  • Controlar los desvíos en el plan y efectuar las correcciones.
  • Establecer el final del cambio programado.
  • Evaluar los efectos del plan original con el resultado obtenido.

Con cada uno de estos Hitos que ordenados, si se quiere, cronológicamente, nos ayudarán a lograr tener, dentro de la organización, una metodología de cambio que puede ser usada para diferentes objetivos como puede ser:

  • Cambio Integral de la estrategia de la empresa.
  • Cambio de los objetivos comerciales de la empresa.
  • Cambio de los objetivos de gestión de la empresa.
  • Implementación de nuevos departamentos o funciones (que pueden ser realmente nuevos o simplemente apertura en dos o más unidades, los departamentos ya existentes)

Cambio del ERP, que acompaña todos los puntos enunciados arriba.

Las actitudes frente al cambio

Cualquier proceso de cambio Humano dentro de la organización se produce de diferente manera con respecto a las conductas de las personas.

Predisposición POSITIVA al cambio

En un eje de coordinadas podríamos graficar la predisposición POSITIVA al cambio de la organización con los siguientes pasos:

Claramente, se destacan en este gráfico cinco estadios de comportamiento y sentimiento que son comunes a todas las organizaciones en aquellas personas que tienen una actitud POSITIVA frente al cambio, y son los siguientes.

  1. El inicio del cambio: las personas se encuentran en su zona de confort y sólo perciben el cambio por rumores o simplemente porque alguien lo enunció, si bienaún tienen la certeza de que su realidad no ha cambiado. Este es el primer estadio para las conductas en el cambio.
  2. Pesimismo general: el proceso del cambio se ha iniciado y aparecen conductas de escepticismo; existe una duda razonable en el proceso del cambio que hace que la gente aún no tenga el compromiso adecuado. Además, siempre hay en este estadio personas que creen que aún le pueden hacer frente al cambio. Esta etapa tiene una reacción que puede ser pública (comparto con otros el pesimismo) y una privada (se concentra en sus propios pensamientos); en ambos casos se busca chequear para llegar al conocimiento
  3. Realismo Optimista: una vez que la organización ha transitado los dos estadios anteriores, entonces, aquellos que se han comprometido con el proceso entran en una zona de esperanza. La diferencia entre esta etapa y la que se expondrá posteriormente, consiste en la diferencia de información que se maneja acerca del cambio. Aquí, el realismo es simplemente esperanzado, no está basado en el conocimiento.
  4. Realismo Informado: siguiendo con la etapa anterior, el personal involucrado en el cambio está mas involucrado en el cambio por dos razones: 1) porque siente que se esta acercando a su zona de confort y 2) porque, a través del conocimiento, ya tiene formada su opinión sobre el cambio y deposita sus expectativas en el proyecto porque lo considera una mejora real.
  5. Final del proceso: nuevamente después de estos estadios la gente regresa a una zona de confort con respecto a sus responsabilidades diarias y, lo que es más importante, el proceso del cambio se ha llevado a cabo y dicho cambio se encuentra implementado.

Dentro de esta actitud positiva frente al cambio se pueden identificar, en una línea de tiempo, 4 etapas fundamentales y reacciones en cada una de ellas:

1-Toma de conciencia (se da en etapa B del cuadro anterior)

  • No se tiene claro el proyecto de cambio.
  •  Se comienzan a generar expectativas irrealistas.
  • Los rumores crean problemas en el proyecto.
  • Se busca información.

2- Cuestionamiento (se da en la etapa C del cuadro anterior)

  • Se racionaliza el esfuerzo y la complejidad.
  • Hay una cierta confusión y desconocimiento.
  • Miedo a lo desconocido.
  • Preocupación sobre el impacto personal por el cambio.

3- Entendimiento (se identifica con la etapa D del cuadro anterior)

  • Reconocimiento de beneficios personales en el cambio.
  • Se valora el entendimiento.
  • Se comienza a alcanzar el confort.
  • Se comienza a buscar el cambio tecnológico

4- Sostenimiento (se relaciona con la etapa E)

  • El cambio esta internalizado y se hace sostenible en el tiempo.
  • Los comportamientos soportan el cambio con actitudes y modos de actuar.
  • Se mejora la actuación de las personas.

Predisposición NEGATIVA al cambio

En contrapartida con todo lo expresado en los puntos anteriores, existe además una actitud NEGATIVA al cambio, que se da en algunas personas de la organización.

En estas conductas observaremos una reacción cíclica, la cual puede ser identificada con el siguiente cuadro.

Los momentos identificados en este tipo de conductas NEGATIVAS son:

A-Inmovilización: Las personas quedan paralizadas ante la realidad del cambio que no entienden y que los saca de su zona de confort.

B-Negación: Como respuesta a la inmovilización, entonces, aparece esta conducta que tiene, como principio, no querer aceptar la existencia del cambio.

C-Furia: La realidad se convierte en incontrastable y la reacción de furia aparece como respuesta a lo que no se puede manejar correctamente, y que no se puede dominar.

D-Negociación: En esta etapa aparece una voluntad de querer negociar el cambio que se esta produciendo, quizá con la esperanza de poder corregir el rumbo del cambio o, directamente, que el mismo no se produzca.

E-Depresión: Cerrada la etapa anterior, se comienza a tomar conciencia de la realidad del cambio y las conductas NEGATIVAS caen en una zona poco agradable de la depresión.

F-Testeo: Se comienza a salir de esta zona y se comienzan a realizar pruebas que permitan a las personas seguir avanzando.

G-Aceptación: Finalmente, la realidad se impone y se llega a la aceptación del cambio y se genera, nuevamente, una zona de confort.

Al igual que para los casos positivos se pueden identificar las mismas cuatro etapas en una línea de tiempo. (Ver el cuadro anterior)

1) Toma de conciencia (se da en etapa B del cuadro anterior)

  • No se tiene claro el proyecto de cambio.
  • Se comienzan a generar expectativas irrealistas.
  • Los rumores crean problemas en el proyecto.
  • Se busca información.

2) Cuestionamiento (se da en la etapa C del cuadro anterior)

  • Se racionaliza el esfuerzo y la complejidad.
  • Hay una cierta confusión y desconocimiento.
  • Miedo a lo desconocido.
  • Preocupación sobre el impacto personal por el cambio.

3) Entendimiento (se identifica con la etapa D del cuadro anterior)

  • Reconocimiento de beneficios personales en el cambio.
  • Se valora el entendimiento.
  • Se comienza a alcanzar el confort.
  • Se comienza a buscar el cambio tecnológico

4) Sostenimiento (se relaciona con la etapa E)

  • El cambio esta internalizado y se hace sostenible en el tiempo.
  • Los comportamientos soportan el cambio con actitudes y modos de actuar.
  •  Se mejora la actuación de las personas.

Para cerrar este articulo, es importante establecer que la COMUNICACIÓN es uno de los ejes centrales y fundamentales del cambio y que una mala COMUNICACIÓN nos puede afectar haciendo que

• La implementación del cambio sea mas lenta

• Baja productividad debido a los rumores que se generan en torno al cambio

• Baja confianza y credibilidad en los líderes

• Falta de prioridades claras de las empresa y falta de alineación de los empleados.

• Peligro de Mensajes cambiados

• Contaste chequeo, baja moral, “insurgencia” y atajos de los empleados.

Por Victor Anton (Consultor IT)

 
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