¿Conoces alguna empresa que, teniendo algún sistema de cómputo integral, no confía en sus datos? ¿Has escuchado que “el sistema no funciona”? ¿Sabes de alguien que invierta tiempo para asegurarse que los datos sean correctos antes de tomar una decisión?

Pese a los avances tecnológicos y nuevas versiones de los sistemas, aún hay organizaciones que subutilizan la tecnología por no estar preparados para trabajar en conjunto bajo estándares óptimos de confianza en la información. Descansan más en la implementación del hardware y software, descuidando el factor que les da vida y justificación de su existencia. Bajo la expectativa del retorno que la inversión merece, los directivos todavía anhelan aprovechar una sólida base de datos que contribuya a la maximización de los esfuerzos por mantener ventajas competitivas y hacer frente a los retos del mercado.

No obstante, el riesgo de desconfiar en lo “que el otro alimenta” pareciera un mal lejos de extinguirse. Los colaboradores conservan hábitos y prácticas que J.I.T. (la filosofía Just In Time, por sus siglas en inglés) llamaría desperdicio. Una de ellas, podría ser llamada “carreteras subterráneas de la información” representada por archivos, hojas de cálculo o sistemas periféricos ajenos al software ERP, se mantiene vigente como un soporte validado, pero ajeno al sistema, que insta a las funciones de la compañía a no compartir plenamente los datos que generan.

La no calidad de la información es un concepto que se originó en el mundo de las tecnologías. Se haya o no implementado una herramienta robusta, la frase “basura dentro, basura fuera” (GIGO: Garbage In, Garbage Out, por sus siglas en inglés) también se refiere al error humano por generar y/o tomar decisiones incorrectas con información defectuosa, incompleta o imprecisa.

Lo anterior indica que introducir información incorrecta en el software ERP generará información incorrecta. Lo mismo pasa con directivos, colaboradores, subordinados y niveles staff que requieren revisar varias veces los datos que otros le hacen llegar, pues no confían en la persona ni en el manejo de los números, lo que hace que dupliquen tareas además del tiempo innecesario que se invierte en ello.

Es con esa óptica que tanto directivos como los líderes internos del proyecto de implementación han de asegurarse de instituir y mantener los estándares de buenas prácticas que eleven la confiabilidad de la información de tal forma que hagan fluir información íntegra, sea esta originada por el área comercial, la productiva, adquisiciones o resguardo de materiales, entre otras.

El secreto para no caer en la práctica del GIGO consiste fundamentalmente en dos grandes elementos: sensibilizar al personal sobre la importancia del precedente y consecuente en el flujo de información, así como los parámetros y reglas de operación que enmarquen requerimientos, prácticas y resultantes que garanticen la mejor toma de decisiones con la mayor productividad mediante el aprovechamiento de buenas prácticas que agreguen valor a la operación y al cliente final.

Por Ariel Valero Cruz;
Conferencista en Administración Estratégica y Cadena de Suministros (SCM);
Facilitador en Planeación Estratégica y Cuadro de Mando (Balanced Scorecard). ariel_valero@yahoo.com.mx

 
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