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El cambio de un ERP (Enterprise Resource Planning) no siempre es necesario o adecuado para su negocio. Antes de iniciar cualquier proyecto para cambiar su software, hay 7 preguntas que son recomendables realizarse. El siguiente artículo puede ayudarle a tomar esta importante decisión.

Bajo ciertas condiciones implementar o cambiar de ERP puede ser una decisión con importantes áreas de oportunidad. Una implementación requiere de una buena selección de un ERP, una vez seleccionado se requieren otros aspectos como:

  • Preparación para garantizar que se obtengan mejoras en el negocio
  • Tener al personal adecuado y comprometido
  • Tener un patrocinador, con poder político y jerárquico necesario
  • Tener el soporte tecnológico adecuado, etc.

Una empresa antes de iniciar este proceso debería responder a estas 7 preguntas:

  1. Si ya tiene un ERP funcionando. ¿Tiene claramente identificados aspectos, indicadores de negocio y valores agregados que se obtendrán con un nuevo ERP? ¿Está seguro que el cambio de ERP no es por moda más que por necesidad?
  2. ¿Por qué se quiere implementar un ERP? Tener claros y bien definidos los objetivos y resultados que se persiguen. Ya que este proceso requerirá de esfuerzos humanos, y económicos, además de ajustes internos que alterarán procesos y operaciones llevándolos fuera de la operación normal.
  3. ¿Cuáles son los requerimientos de negocio que gatillan la implementación? ¿Se han definido los puntos críticos y los puntos deseables de la implementación? ¿Se tienen identificados aquellos aspectos que no permiten cambios o modificaciones?
  4. ¿Qué mejoras se obtendrán en la operación cuanto a eficiencia, eficacia? ¿Se puede evaluar o medir claramente el retorno de inversión que generarán?
  5. En cuanto a productividad ¿Se generará valor y se eliminarán actividades que no aportan o generan valor de los procesos?
  6. ¿Actualmente, le es posible encontrar muchos procesos repetitivos que no generan valor pero son necesarios como soporte para procesos que agregan valor y por tanto automatizables?
  7. A considerado los impactos que puede tener la implementación en cuanto a:
    a.  ¿Los costos adicionales de consultoría?
    b.  ¿La pérdida de productividad?
    c.  ¿La conectividad con otros sistemas?
    d.  ¿Los sistemas periféricos que actualmente se utilizan?
    e.  ¿Los cambios culturales necesarios?
    f.  ¿Al tiempo requerido adicional para este esfuerzo?
    g.  ¿Los pagos de licencias, mantenimiento anual y cambios de equipo (hardware) requerido?
    h.  ¿Costos de actividades o procesos indirectos que tendrán que cambiar?
    i.  ¿Procesos contables como IFRS?
    j.  ¿Control de la operación como serían cuadros de mando?
    k.  ¿En cuánto va a afectar el costo de sus productos?
    l.  ¿Cómo contribuirá el nuevo ERP en la reducción de costos?
    m.  ¿Cubre los procesos especiales que desarrolla y que lo diferencian del resto del mercado?

Si después de responder estas preguntas va proceder con la implementación de un nuevo ERP (Enterprise Resource Planning), es recomendable considerar los siguientes elementos como factores de éxito:

  1. Tener claramente identificados su requerimientos, habiéndolos evaluado, mapeado probado y ajustado, para que no se cambien durante el proceso
  2. Verifique y tenga claro que es lo que viene en el ERP que esta soportado por la propuesta. ¿Cubre todas sus necesidades?
  3. ¿Se puede adaptar su empresa a las versiones “Plain Vanilla” de los ERP? Si es positiva esta respuesta antes de iniciar la implementación primero modifique sus procesos, estabilícelos y después proceda con automatizarlos
  4. ¿Requiere de un integrador de sistemas? Existen otros procesos, sistemas o actividades a considerar como sería la automatización de la bodega, implementación de Código de Barras o RFID, manejo de redes inalámbricas,

Finalmente el éxito de las implementaciones está en las personas, ya que éstas son las que mueven al mundo. Esperamos que este artículo le ayude a tomar más y mejores decisiones.

Por Alberto Reyes Cobo www.tecro.cl

 

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