La revisión o auditoría post-implantación es el seguimiento del sistema ERP (Enterprise Resource Planning) como una oportunidad para evaluar la situación, objetivos, problemas y oportunidades. Los resultados de este proceso pueden ser detallados en un plan de mejora continua de la empresa. Si ya está usando un ERP, no importa de qué marca o tamaño, este artículo le será útil para saber cuánto más puede mejorar la gestión de la compañía. Al final del artículo está el caso de una empresa que realizó la auditoría.

A diferencia de la visión tradicional de sistemas de información que describe el ciclo de vida del sistema en términos de desarrollo, la implantación y el mantenimiento, varios estudios de implementaciones ERP revelan que sus ciclos de vida tienen mayores interacciones entre sus fases: tras la implantación inicial se producen revisiones adicionales, re-implantaciones y actualizaciones que trascienden lo que normalmente se considera como mantenimiento del sistema. De esta forma, la post-implantación continúa a lo largo del ciclo de vida del sistema que va evolucionando con la organización. Cada una de estas fases tiene sus factores críticos de éxito tal como puede verse en el gráfico 1:

Aunque la literatura que originan proveedores y consultoras sobre ERP no se concentra en la fase de post-implantación es necesario gestionar el ciclo completo. Las principales cuestiones presentadas en la fase de post implementación están relacionadas con el rendimiento y desarrollo del sistema, el soporte del proveedor, la renuencia a aceptar visiones discordantes, el contexto organizativo, la falta de soporte por parte de la consultora, gestión del conocimiento, conversión de datos y costo-beneficio, etc.

El soporte y el mantenimiento son especialmente críticos en esta fase, dado que su ausencia puede comprometer el funcionamiento y la estabilidad del sistema. También la calidad de los datos gana protagonismo en esta fase, al constituirse el sistema como fuente única de información.

En la fase de post-implantación del ERP la empresa busca la absorción completa del sistema, que debe funcionar de manera estable, se realizan ajustes necesarios para el aprovechamiento total y por consiguiente se inician los esfuerzos de integración que se extienden tanto a los procesos internos como a los procesos externos de negocio, hacia la integración de la cadena de valor de la empresa.

Una revisión en la post-implantación del ERP se aplica para medir:

  • Los resultados logrados en términos técnicos, económicos y estratégicos.
  • La mejora de las operaciones de negocio.
  • La aceptación del sistema por los usuarios.
    La aceptación o recibimiento por parte de los clientes, proveedores e inversores.
  • La Tabla 1 muestra las medidas de rendimiento evaluadas en las actividades de cada fase del proyecto o iniciativa ERP.

Los indicadores propuestos en la Tabla anterior incluyen factores humanos y de aprendizaje organizativo, enfatizando que no solo es importante cómo funciona el ERP (exactitud, fiabilidad y tiempo de respuesta como ejemplo) sino cómo las personas usan, mantienen y actualizan el ERP y en qué nivel los negocios mejoran su rendimiento a través del nuevo sistema.

Los sistemas ERP son vendidos como “paquetes integrados”, donde la mayor actividad del proyecto de implantación es configurar dicho sistema. Sin embargo el software ERP necesita ser integrado con las plataformas en donde va a funcionar. Las empresas tienen gran dificultad a la hora de integrar sus sistemas actuales con el nuevo paquete. Las dificultades van desde la falta de expertos a la hora de configurar los requerimientos del sistema hasta el cambio no organizado de actualización de procesadores y de memoria para soportar el nuevo sistema. Pese a la total cobertura de todas las áreas funcionales por el nuevo sistema, las empresas tienen la necesidad de mantener algunos sistemas tradicionales que ejecutan funciones especializadas no cubiertas por el nuevo paquete. Estos sistemas requieren la integración con el ERP, lo que convierte dicha integración en una tarea de riesgo y alto costo.

Revisión Post-implantación

Hay autores que proponen la revisión de la post-implantación del ERP para evaluar las condiciones que influyen en el alcance en función de cinco dimensiones:

  • Revisión del alcance general del proyecto y planificación.
  • Revisión de los principios de impulsan el proyecto.
  • Evaluación de las estrategias de resolución de incompatibilidades.
  • Evaluación de los beneficios logrados.
  • Evaluación del aprendizaje organizativo y del usuario

En la fase de post-implantación del ERP se atienden los cambios solicitados internamente, se implementan las actualizaciones suministradas por el proveedor, y se resuelven las solicitaciones de soporte por parte de los usuarios, que constituyen la parte principal de las actividades de mantenimiento del ERP. Las iniciativas de mejora continua son las mayores actividades de mantenimiento del sistema.

Al realizar la revisión hay que considerar la parcialidad con la que pueden opinar los usuarios pues la usabilidad y la capacidad de aprendizaje percibida son determinantes para la satisfacción de los usuarios finales del ERP. La facilidad de aprendizaje que proporciona el sistema tiene significado menor en la satisfacción del usuario final. El diseño de la interfaz del sistema debería potenciar la fácil navegación entre los diferentes módulos. Los percepción de la facilidad de uso ejerce un efecto indirecto sobre la satisfacción de los usuarios finales a través de la utilidad percibida, lo que denota que los usuarios tienden a calificar los sistemas ERP como menos útil si encuentran dificultad de uso.

Ajustes y Mantenimiento del sistema en la post-implantación

Los siguientes puntos proponen las opciones que tienen las empresas cuando reconocen que su sistema ERP no está soportando a las necesidades de proceso del negocio.

Estrategias de resolución de las deficiencias del ERP

  • Adaptarse a las nuevas funcionalidades del ERP (Adopción de nuevos procesos de negocio incluidos en el nuevo sistema).
  • Aceptar las deficiencias de funcionalidades del ERP (hacer caso omiso de los requerimientos de la empresa).
  • Buscar soluciones alternativas sin tocar el código fuente del software.
  • Trabajo manual (hacerlo a mano en vez de usar un sistema informatizado).
    • Alternativa al ERP (buscar un camino alternativo para realizar las funciones juntamente con el paquete ERP).
  • Adaptación a medida para obtener las funcionalidades requeridas.
    • Crear poca adaptación a medida con aplicaciones alternativas con módulos a medidas o a través de herramientas de consultas a la base de datos o informes.
    • Crear adaptación a medida que afecta al código fuente del sistema.

En la siguiente tabla, se categorizan las actividades de mantenimiento del ERP, donde se verifica que la empresa sigue siendo responsable de los aspectos más significativos del perfeccionamiento del sistema, como por ejemplo, la corrección de los errores de configuración, y las actualizaciones, aunque con la ayuda de la consultoría externa. El esfuerzo requerido para el mantenimiento del ERP en la post-implantación depende del nivel en que la organización desea lograr tener el paquete a su gusto. En la última tabla se identifican nueve tipos de ajustes del paquete ERP.

Los tipos de modificaciones sugieren que puede haber variaciones en cuanto a lo que un paquete ERP puede hacer por una empresa que lo adopta. Según las diferentes formas de modificar el ERP, las empresas pueden ser capaces de construir funcionalidades únicas dentro de un sistema estándar.

El trabajo de la revisión o auditoría del ERP

En el trabajo del auditor del Sistema ERP, se pueden distinguir cinco etapas.

  • Planificar la revisión o auditoría.
  • Diseñar listas de verificación.
  • Seleccionar las fuentes de información (entrevistas, indagación, observación, inspección, documentación existente).
  • Verificar la existencia de un proceso de gestión de riesgos y la calidad de este.
  • Analizar los riesgos no considerados en el programa de gestión del riesgo.
  • Recolectar evidencias, es decir, la auditoría de campo.
  • Proponer sintéticamente los procedimientos de control o mejoras sobre el programa para que los riesgos estén dentro de un nivel aceptable.

Auditoría del Sistema ERP

Es el examen o revisión de carácter objetivo (independiente), crítico (evidencia), sistemático (normas), selectivo (muestras) de las políticas y normas relacionados con los sistemas de gestión, con el fin de emitir una opinión profesional (imparcial) con respecto a:

  • Eficiencia en el uso de los recursos informáticos
  • Validez de la información
  • Efectividad de los controles establecidos prácticas

Caso de estudio

Se trata de una empresa del sector metalúrgico, fabricante de productos de metal para la decoración como pomos, cerraduras decorativas, y accesorios de decoración. La empresa posee un total de 50 empleados y su facturación se sitúa entre USD 11 y USD 12 millones anuales.

En la fase de post-implantación, con el sistema en marcha, las primeras comprobaciones del sistema se realizaron con el fin de garantizar que los objetivos definidos de la iniciativa ERP, habían sido logrados objetivando el tener un sistema sostenible . La empresa dedicó las primeras semanas en que el sistema estaba ya funcionando para evaluar los resultados del software ERP. La revisión del ERP contempló unas verificaciones del sistema que no incluyeron detalles de profundidad, sino aquellos considerados más importantes como los resultados de la integración de la producción con la gestión comercial en cuanto a los movimientos de materiales, la planificación de la producción, y el cumplimiento de las mejoras propuestas de incremento del servicio al cliente.

El testimonio del director de finanzas de la empresa fue: “La revisión del ERP fue de gran importancia en la empresa metalúrgica porque permitió evaluar la situación real del nuevo sistema en marcha y conocer los problemas tanto de manejo, como de procesos, y las mejoras emergentes. Sin la revisión podríamos tomar el riesgo de viciar el nuevo sistema, crear serios problemas de fiabilidad de los datos y disminuir el grado de satisfacción de los usuarios en cuanto al nuevo sistema que acabábamos de poner en marcha”
Acceder al Caso de la Metalúrgica desde aquí

Por la División Consultoría de Evaluando Software

 
Share This
Suscríbase a nuestras novedades

Suscríbase a nuestras novedades

¿está interesado en nuestros contenidos de ERP? Suscríbase para nuestros newsletter y no deje de estar informado.

¡Listo, ya está suscripto!