¿Qué Software es apto para su empresa?

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Hace unos cuantos años nadie había oído hablar de la Gestión de Procesos operacionales de Negocio , pero ha irrumpido en la escena global hasta convertirse en la tendencia de gestión empresarial y tecnológica más popular de la década. En la actualidad en cualquier empresa o sector industrial, ya sea público o privado, se empieza a estudiar el movimiento hacia el proceso, o la gestión de procesos e incluso la mejora de los mismos.

Existen métodos conocidos de mejora de los procesos como Six Sigma de nuevas tecnologías como Business Activity Monitoring (BAM), supervisión de la actividad de negocio, o Service-Oriented Architecture (SOA), la arquitectura orientada a servicios.

BPM representa la culminación de la experiencia, pensamiento y desarrollo profesional de todo un colectivo en la gestión empresarial durante las pasadas décadas. Coloca al cliente en primer lugar. Se centra en el negocio. Faculta a los individuos de cualquier rincón de una empresa para alcanzar un mayor éxito. Reúne a personas y sistemas.

BPM es donde se condensan todas las elevadas ambiciones y mejores estrategias. Al unir todo esto se obtiene una mezcla que puede parecer bastante confusa. Pero en realidad, BPM es un concepto muy sencillo. Es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales; un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno

Definición

Las empresas necesitan constantemente adaptar y mejorar sus procesos, pero frecuentemente están frenadas por aplicaciones y sistemas que no están preparados para explotar nuevas oportunidades y adaptarse a los cambios de forma ágil. El BPM, con sus enfoques evolucionados y sus tecnologías punta, ha emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de la “agilidad” y “flexibilidad” necesaria para responder de forma rápida a los nuevos cambios y oportunidades de mercado. Popularmente se llama Gestión de Procesos de Negocio (BPM – Business Process Management) a “la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua. Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administración de los procesos del negocio”

Matizando la definición anterior de BPM como “Un conjunto de herramientas, tecnologías, técnicas, métodos y disciplinas de gestión para la identificación, modelización, análisis, ejecución, control y mejora de los procesos de negocio. Las mejoras incluyen tanto cambios de mejora continua como cambios radicales.

No es una tecnología

Es mucho más, es un conjunto de herramientas, tecnologías, técnicas, métodos y disciplinas de gestión. Esto permite identificar procesos, modelizar, analizar el comportamiento, ejecutar los procesos (automatización), control la ejecución de los procesos y optimizar los procesos para la mejora continua. En un mundo donde las tres “C”, Comunicación, Colaboración y Coordinación ya es la normalidad, se requieren de tecnologías que orquesten los procesos, la organización, los sistemas, y los clientes, colaboradores y otros entes externos. Pero a su vez, las empresas exigen un alto ROI (Retorno de la Inversión), y ya muchas de ellas han comprobado que este tipo de tecnologías y enfoques lo aporta, consiguiendo espectaculares mejoras y beneficios.

Al hablar de BPM 360º se hace referencia a cubrir la mejora continua de los procesos de una empresa.. Normalmente se parte de un análisis de la situación actual de los procesos empresariales (Monitorización de los Procesos Actuales, recogiendo algunos indicadores de referencia) que indica qué se desea mejorar para conseguir unos resultados empresariales. Tras conocer que tenemos que desarrollar un proyecto BPM, se comienza a Modelizar y Diseñar Procesos de Negocio, creando lo que se denomina como Arquitectura Empresarial. Se detecta el mapa de procesos de la empresa y se modelizan los procesos para su automatización, así como se definen los nuevos indicadores a controlar para orientarse hacia los objetivos de negocio.

En la Automatización e Integración, se ejecutan los procesos de negocio utilizando motores de Workflow y soluciones de integración de aplicaciones, para conectarse con los aplicativos ya existentes, y de datos. Según se van ejecutando los procesos de negocio, se irá controlando el comportamiento mediante la monitorización, detectando cargas de trabajo, cuellos de botella, ineficiencias, buenos resultados, puntos de mejoras, etc. En la monitorización se detectan mejoras a realizar, por lo que se empieza de nuevo el ciclo revisando la modelización y haciendo los ajustes necesarios de diseño. Siendo con todo esto un proceso de mejora continua. Con el término BPM360º , significa que se tienen diferentes fases:

1- Análisis de Procesos: Analizar los procesos actuales o nuevos para conocer cómo definirlos, incluyendo la definición de tareas, cómo ejecutarlas, quién las realizará, dónde se realizan, qué datos utiliza, qué reglas de negocio deben cumplirse.

2.- Diseño de Procesos: Diseñar los procesos de negocio siguiendo una notación BPM

3.- Ejecución de los procesos de negocio: automatizar los procesos con un motor de workflow (flujo de trabajo) e integrar las aplicaciones y datos para que exista una orquestación adecuada.

4.- Monitorización y Análisis: Monitorear las actividades de negocio y relacionar la información de los procesos con la estrategia empresarial para conocer la dirección a los objetivos o no, y así tomar decisiones reactivas.

El BPM en clave de las organizaciones

Uno de los principales retos de las organizaciones es conseguir la flexibilidad y agilidad necesarias para adaptarse a los rápidos y continuos movimientos del mercado, gestionando los riesgos operacionales y financieros, incrementando a su vez la rentabilidad empresarial y la satisfacción de sus clientes. Para ello, hoy en día, las experiencias de muchas empresas que han implantado Business Process Management (BPM) reportan grandes beneficios, con altísimos ahorros en costos y reducciones importantes en tiempos de servicios a sus clientes, dándose cuenta que BPM junto con sus tecnologías se hacen imprescindibles para convertir los retos en una realidad. Los procesos y recursos empresariales deben dirigirse hacia la meta estratégica de la empresa, pero se debe ser capaz de conocer qué está impidiendo el no llegar a los objetivos marcados, qué cuellos de botella están ocurriendo, cómo solventar las excepciones y cómo orquestar los procesos y recursos para conseguir el reto buscado.

Para lograr tener un conocimiento y control absoluto de los procesos y recursos empresariales, se requieren de tecnologías que orquesten los procesos, la organización y los sistemas con los clientes, colaboradores y otros entes externos que garanticen el buen funcionamiento de la empresa hacia los objetivos empresariales. La solución hay que buscarla en BPM y sus tecnologías SOA (Services-Oriented Architecture), BPA (Business process automation), BRMS (Business Rule Management System), BAM (Business Activity Monitoring), y BI (Business Intelligence).

Para tener éxito en la implantación del BPM, las organizaciones no deben de cometer el gran error de centrarse sólo en las tecnologías, sino en el conocimiento, dominio y mejora continua de sus procesos, datos, y recursos empresariales. Se sugiere detectar una necesidad de mejora en la empresa para la primera experiencia en BPM, de forma que se haga un análisis del proceso actual, se optimice, y se fijen los indicadores clave que muestren los hitos conseguidos. La monitorización del proceso lleva a una mejora continua. La gestión de procesos es cada vez una prioridad en el 65% de las empresas.

Las organizaciones buscan una agilidad empresarial, que optimice los procesos de negocio, que controle los riesgos operativos, que gestione los recursos y se encamine hacia el cumplimiento de objetivos empresariales.

Alcances del BPM

El alcance del BPM está conformado por un conjunto de soluciones de software especializado que logra automatizar, a día de hoy y de una manera eficiente, todo el ciclo de vida de los procesos, reglas y servicios de negocio, desde la identificación y modelización, hasta la monitorización, permitiendo así un entorno de Mejora Continua totalmente automatizado. La siguiente figura muestra las distintas tecnologías del BPM por cada una de las etapas del ciclo de vida de la gestión de los procesos del negocio, definiendo así el alcance del mismo.

procesos opcionales

Automatización y orquestación  de procesos y sistemas

Muchas organizaciones se han dado cuenta de que aunque han hecho grandes inversiones en tecnologías, sistemas y aplicaciones, aún no han alcanzado el control total de cada proceso, de principio a fin, además de la flexibilidad y agilidad necesaria.

Parte de estas tecnologías, conocida tradicionalmente como WorkFlow (flujo de trabajo), han evolucionado desde la simple automatización del enrutamiento de documentos y actividades entre personas, a la coordinación y orquestación de los procesos de negocio utilizando todos los recursos (trabajadores, proveedores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imágenes, datos, comunicaciones y otros). Además, las tecnologías para la integración de aplicaciones hay otras complementarias, que están permitiendo implementar soluciones cada vez más eficientes y más ágiles.

Para entenderlo mejor, a través la figura podemos ver que existen diferentes capas en la arquitectura empresarial: Bases de datos, Sistemas y Aplicaciones, Procesos de Negocio y Roles (Clientes, personal, proveedores, partners, etc.). El objetivo de un sistema de de flujo de trabajo (workflow) es, a través de un motor, gestionar de forma automatizada los procesos y flujo de actividades, documentos, imágenes y datos, orquestando e integrando los Recursos Informáticos y los Roles:

procesos operacionales

Con BPM:

  1. El trabajo no queda atascado o extraviado.
  2. Los jefes pueden enfocarse más en los problemas del negocio y del personal, tal como el rendimiento y capacitación individual, mejoras de procedimientos, y casos especiales, más que en la rutina de asignación de tareas.
  3. Los procedimientos son formalmente documentados y seguidos de forma exacta y estándar, asegurando que el trabajo es llevado a cabo en la forma planificada, cumpliendo a su vez todos los requerimientos y normas del negocio y externos.
  4. La persona adecuada, dispositivo o sistema es asignado a cada caso, y los casos más importantes o críticos en el tiempo, son asignados primero. Los usuarios no gastan tiempo escogiendo sobre cual caso trabajar, aplazando quizás aquellos casos más importantes pero de mayor dificultad.
  5. Se logra el procesamiento paralelo, donde dos o más actividades no dependientes pueden ser realizadas concurrentemente, generando así beneficios en cuanto a reducción de tiempo de los procesos, mejor servicio al cliente y reducción de costes.
  6. Se convierte el entorno de trabajo de “Reactivo” a un entorno “ProActivo”, con todas las ventajas y beneficios que esto conlleva.
  7. Recordar a las personas sus actividades, las cuales son parte de una cola de WorkFlow.
  8. Optimizar la colaboración entre personas que comparten actividades.
  9. Automatizar y controlar el flujo de documentos, datos e imágenes.
  10. Asignarle proactivamente a las personas que deben ejecutar las actividades, todos los recursos necesarios (Documentos, información, Aplicaciones, etc.) en cada una de ellas.
  11. Definir y controlar “alertas” según criterios de tiempo, de evento o de condición, provocando así algún mensaje a un supervisor, un “escalado” de actividades a otras personas para que las resuelvan, y/o una reasignación automática.
  12. Modificar los procesos y gestionar excepciones “en vivo”, o “al vuelo”, y desde cualquier lugar, es decir, permitir modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla..
  13. Proveer una vista “on-line” para supervisores del estado e histórico de cada instancia de proceso, de cada actividad, y del desempeño de las personas.
  14. Hacerles llegar a cada persona sus actividades y alertas, independientemente de su ubicación geográfica, a través de la WEB, Email, SMS, o cualquier otro dispositivo móvil.
  15. Proveer métricas para responsables de áreas, organizadores, gestores de procesos y calidad, tanto para efectos de mejora continua como de indicadores de calidad y de gestión.
  16. Integrarse fácilmente con otros sistemas, aplicaciones y ERPs.
  17. Proveer un alto nivel de soporte para la interacción humana.

La gestión del rendimiento empresarial es el proceso de medir y analizar indicadores claves con el fin de ser más eficientes y lograr objetivos tácticos y estratégicos, bajo cuatro perspectivas: el aprendizaje y el crecimiento, los procesos de negocio, el cliente, y las finanzas. Los procesos y recursos empresariales deben ser monitorizados con el fin de saber cuáles son sus resultados, su rendimiento, y su comportamiento. Sólo de esta manera se puede implementar en la empresa u organización un ciclo permanente de Mejora Continua, y tener realmente dominados nuestros procesos de negocio.

Monitorización de procesos y recursos empresariales

Las diferentes tecnologías que se están implantando en esta etapa del ciclo, son el BAM (Business Activity Monitoring), el Business Intelligence , el Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard, y el CPM (Corporate Performance Management). La monitorización puede ser activa o en “tiempo real”, o más bien pasiva o de análisis posterior. Sea una u otra, ésta permite a las empresas reaccionar a tiempo, cambiar procesos y recursos existentes, e incluso, cambiar sobre la marcha la terminación de aquellos procesos que están fallando.

Fuente: Universitat Politécnica de Valencia, Escuela Superior de Ingeniería Informática, Estudio comparativo de paquetes Estudio comparativo de paquetes ERP en el ámbito del SW libre, Francesc Martí Picó/ María Llanos Cuenca González, año 2014
Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com

 

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