La gestión de activos es cada vez más reconocida como una metodología potenciada por la tecnología, la cual puede incrementar la productividad de una organización, reducir costos, recortar los gastos de energía y promover la adopción de mejores prácticas de negocio. Generalmente hay dos rutas principales para lograr una gestión de activos físicos: utilizar un software de planeamiento de recursos empresariales (ERP) o uno de gestión de activos empresariales especializados (EAM).

Los sistemas ERP ofrecen un enfoque con una gran escala consolidada para hacer el seguimiento de los procesos relacionados con activos de una organización, mientras que los sistemas EAM ofrecen una funcionalidad detallista, de las mejores de su clase, para monitorear, reactivar y predecir el desempeño preciso de los activos durante su ciclo de vida. Todos juntos, pueden ayudar a una organización a mejorar el desempeño y a alcanzar sus objetivos estratégicos.

Definiendo los sistemas ERP y EAM

El software ERP:

  • Permite a una organización utilizar un sistema de aplicaciones integradas o módulos para manejar sus actividades.
  • Está diseñado para combinar todas las actividades de una compañía en una única base de datos, eliminando tecnologías incompatibles y duplicadas.

Sistema EAM:

  • Conocido como sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS).
  • Describe el software que ha sido específicamente diseñado para mejorar el desempeño de los activos físicos, incrementar la vida de servicio y bajar los costos de los activos físicos de una organización, principalmente los costos edilicios y de equipamiento.

ERP vs EAM

ERP y EAMA primera vista, elegir un sistema ERP para administrar activos físicos parece algo muy seductor. Solo hay un software para dar soporte, lo cual es atractivo desde la perspectiva de un CIO (en inglés Chief Informacion Officer – en español Director de Información) , y se mantienen las finanzas en un solo lugar.

Pero mientras que el ERP se ajusta perfectamente a aplicaciones de finanzas, manufactura, cadena de suministro y CRM, entre otras, extender esas capacidades a áreas tales como gestión de activos puede resultar una decepción. En muchos casos, un sistema ERP ofrece menor funcionalidad y es más difícil utilizarlo para la gestión de activos.

Estudio de caso: Delek Refining

Delek Refining, una división de Delek US Holdings, opera dos refinerías de petróleo con una capacidad de producción de más de 140.000 barriles diarios. Hace poco Delek participó de una evaluación completa de gestión de software y proceso de selección liderada por Stratum Consulting Partners, una compañía de consultoría y servicios de tecnología.

Ellos compararon los mejores sistemas EAM con módulos similares de sistemas ERP, focalizándose en la funcionalidad y simplicidad de uso y eficiencia. Las áreas claves evaluadas incluyeron la navegación del sistema, gestión de activos, gestión de trabajo, planeamiento y programación horaria, confiabilidad de activos, coordinación de shutdowns, tracking de proyecto de capital, gestión de inventario, compras, gestión de proveedores, cuentas a pagar y reportes.

En una escala de 200 puntos, la evaluación revelada mostró los siguientes valores:

ERP y EAM - EvaluandoSoftware.com

Delek eligió un sistema EAM en lugar de un sistema ERP para manejar sus activos. Frank Simmons, vicepresidente de Delek Refining Best Practice, lo explicó mejor:

“La gestión de activos físicos es una gran prioridad para nosotros. Confiamos en nuestros activos para ser exitosos. Por lo tanto queremos lo mejor en cuanto a herramientas tecnológicas que nos ayuden a lograr nuestros objetivos. Queremos herramientas que ofrezcan una rica funcionalidad, sean fáciles de utilizar, fáciles de integrar y no sean excesivamente caras. El sistema EAM que hemos elegido cumple con este criterio y para nosotros fue la mejor opción.”

Por eso, para las organizaciones que toman con seriedad mejorar el desempeño mediante una visión más focalizada en la gestión de activos, EAM es claramente el ganador. ¿Por qué elegiría alguien manejar sus activos con algo diferente a un sistema EAM?

Integrando sistemas ERP y EAM

ERP y EAMLos sistemas ERP generalmente manejan las finanzas de una organización. Al utilizar un sistema EAM, una parte de esas finanzas –aquella relacionada a actividades de gestión de activos (ejemplo: compras MRO – mantenimiento, reparación y operación)- se inician y se siguen en el sistema EAM. Para asegurar que los costos estén correctamente ubicados en la tabla de cuentas y que se les pague a los proveedores, la información de costos debe ser pasada al sistema ERP. Los dos sistemas deben estar integrados.

Las integraciones de sistemas EAM y ERP históricamente fueron complejas y costosas. Los diferentes tipos de bases de datos, estructuras de tablas, temas de actualizaciones y restricciones de sistemas han agregado costos y dolores de cabeza para hacer que los sistemas EAM y ERP estén sincronizados y comunicados. La dificultad asociada a la integración del sistema es la principal razón por la cual algunas organizaciones eligen ERP por sobre EAM cuando se trata de gestión de activos.

Adicionalmente, varias de las complejidades pasadas de la integración de sistemas se debían no sólo a las tecnologías empleadas sino también a dónde residen ciertos procesos de negocios. Definir donde serán ejecutados ciertos procesos de negocio es un factor clave de éxito de integración. Si se pasa por alto, puede terminar siendo una experiencia de integración extensa, costosa y penosa.

Finalmente, las organizaciones necesitan que los costos estén al nivel de los activos. Necesitan saber en qué gasta la organización para operar y mantener el soporte de activos y tomar decisiones de negocio informadas y fundamentadas. Los medios más eficientes y efectivos para capturar costos del ciclo de vida de los activos realizan una gestión de trabajo (ejemplo mantenimiento e ingeniería), gestión de materiales MRO y compras, todo en un mismo sistema. Estas son funciones integradas e ideales para tener un sistema principal para sus actividades, preferentemente un sistema EAM.

Dos sistemas: la suma del todo es mayor a sus partes

Las organizaciones necesitan sistemas ERP y EAM para trabajar en forma conjunta para entregar planes estratégicos. Tanto los sistemas ERP como los EAM trabajan para fines diferentes, específicos y de valor agregado.

  • Los sistemas EAM gestionan mejor los activos físicos.
  • Los sistemas ERP gestionan mejor los activos financieros.

Los sistemas ERP y EAM son socios, no competidores, en el esfuerzo continuo de ayudar a las organizaciones a reducir costos, satisfacer demandas normativas y mejorar el desempeño.

Por Nicolas Luders,
Business Consultant, Infor

 
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