¿Qué Software es apto para su empresa?

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Crease o no, los informes de mercado acerca del almacenamiento de la información y su distribución, arrojan que en una compañía organizada, con un buen back-office (ERP), la cantidad de la información almacenada no supera el 20% de la documentación total de la compañía. ¿Y dónde está el 80% de la información?

El tema es que cuando la empresa crece en recursos humanos la diferencia se acentúa. La información estructurada depende de las transacciones, mientras que la información no estructurada depende de la voluntad de las personas, de su propia organización y en algunos casos especiales de la organización de la empresa.

Gráfico 1

Gráfico 1

La forma que encontraron las grandes empresas en los años 90 fue contratar servicios de documentación digital. Dicho servicio con el tiempo fue estandarizado por compañías de software como IBM a través de su producto FILENET, primero como DMS (Document Management System o Sistema de Gestión de Documentos), luego fue perfeccionándose hasta la actualidad donde se comercializa con las siglas de ECM (Enterprise Content Management o Administración de contenidos), que además de tener la funcionalidad del DMS, también posee herramientas de colaboración (como foros de discusión, chat, etc.), Administración de contenidos Web (Web Content Management) y portales, Administración de registros (Records Management) y en algunos casos Flujos de trabajo / Proceso de negocio (BPM Business Process Management).

En cualquiera de sus sabores, este tipo de software es utilizado para almacenar documentos en forma electrónica (ya sean imágenes, videos, documentos en papel, formularios, comprobantes, etc.), para luego poder rastrearlos. Resumiendo: “proporciona el almacenamiento, la seguridad y las capacidades de recuperación e indexación del contenido”.

Este software fue creciendo en las grandes empresas a partir de determinados pasajes en la historia digital, como ser las certificaciones de calidad, el nacimiento en su momento del EDI (Electronic Data Interchange o intercambio electrónico de datos entre distintas empresas y sistemas), el comercio electrónico con los Web Services, o la ley proclamada en USA luego del escándalo en ENRON (Sarbanes Oxley, también conocida como SOx, SarbOx o SOA, con el objetivo de vigilar a las empresas que cotizan en la bolsa, evitando que las acciones de las mismas sean alteradas de manera dudosa). Pero cuando hablamos de DMS o ECM, tenemos que pensar que solo es una herramienta, ya que no es suficiente con administrar el contenido. Por supuesto, acceder la versión correcta de los documentos y registros es importante, pero se debe ir más allá. “El contenido debe ser administrado de forma que ayude a conseguir los objetivos de negocio”.

Es decir, deben respetar los lineamientos y bases de los famosos mapas estratégicos o balanced scorecard, enunciados por Robert Kaplan y David Norton.

  • Orientados al cliente
  • Definición y comunicación de las estrategias
  • Gestión de los procesos
  • Capacitación e incentivación de los recursos humanos
  • Importancia de la información y el conocimiento para logro de objetivos

No alcanza con la herramienta, la misma debe ser implementada por personal altamente calificado, con mucha experiencia, ya que los procesos dependen fundamentalmente del negocio, como así también el acceso a la información en el tiempo esperado. Los proyectos DMS suelen ser implementados en etapas, comúnmente se comienza en función de las necesidades del cliente, es decir documentar digitalmente aquello que genera mayor tráfico de uso, aquello que genera temor de ser perdido o dañado, o aquello donde se necesita trazabilidad y/o control de cambios ya sea por inquietud de sus directivos o por certificaciones o informes de auditorías.

El punto álgido en una implementación de DMS es la interconexión con el ERP, es decir, que todos los comprobantes emitidos por el ERP sean capturados automáticamente por el DMS, y que todos los comprobantes escaneados o participes de algún circuito del ERP (órdenes de compra, remitos y facturas de proveedores de proveedores, certificados de exención de clientes y proveedores, certificados de Clave de Ingreso Tributaria de clientes y proveedores, ficha médica en Recursos Humanos, documentos tipo Office para cualquier modulo, etc.) ingresados vía DMS se puedan también visualizar desde el ERP. Actualmente el método de integración se realiza a través de Web Services. Tener en cuenta para su análisis que el ERP cuente con este camino disponible.

Funcionalidad

  • Indexación (generación de los índices de búsqueda)
  • Almacenamiento (distinto a guardar el atajo o link al archivo, el DMS guarda todas las versiones de los distintos documentos)
  • Estructuración (definición de la estructura de búsqueda, por cliente, por proveedor, por autor, por fecha, por tipo de documento, etc.).
  • Control de versiones (al grabar los documentos permite el seguimiento y su trazabilidad por fecha, autor, etc.)

Componentes

a) Metadatos (Metadata)

Los metadatos son propiedades del documento, como ser: autor, fecha, textos, etc. Los mismos se definen y se graban para cada documento, en la mayoría de los casos deberían ser generados en forma automática, para los casos en los cuales el DMS este interconectado con el ERP. En otros podría ser necesario solicitarle al usuario que los ingrese, cuando es la primera vez que se toma contacto con el (ej.: presentación del remito de algún proveedor, operación que se realizará al mismo tiempo que el escaneo del documento).

El texto extraído resultante se lo podrá utilizar para la búsqueda e identificación mediante estos metadatos o palabras clave.

b) Integración (Integration)

Deben tener la capacidad de integrarse a otras aplicaciones como por ejemplo el ERP, al menos con aquellos que brindan la posibilidad de “escuchar” llamados externos. Esto es muy importante ya que cualquier documento que sea generado por el ERP, independientemente de la acción realizada por el usuario (impresión, generación de un PDF, cancelación de la impresión, etc.), debería ser registrado por el DMS en forma automática con los metadatos correspondientes. Ej.: al imprimir una factura a clientes, grabara en sus metadatos el código y razón social, la fecha, el usuario, el importe bruto y total, las observaciones, etc.

Cualquier reimpresión disparara en forma automática su trazabilidad y seguimiento a través del versionado del DMS. Ahora, independientemente del ERP, la integración es o debe ser condición indispensable para las herramientas de oficina (procesador de textos, planilla de cálculos o presentaciones) como así también para el correo electrónico colaborativo. Generalmente este tipo de capturas e integraciones se realizan a través de Web Services.

c) Captura (Capture)

Imágenes de documentos en papel utilizando escáneres o impresoras multifunción. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es utilizado con frecuencia, ya sea integrado en el hardware o como software independiente, a fin de convertir imágenes digitales en texto legible.

d) Indexación (Indexing)

La Indexación puede ser muy simple en la medida que se hayan definido correctamente los metadatos, y se complica para los casos en los cuales tengamos que recurrir a textos específicos y la funcionalidad de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) no haya sido implementada o el software no tenga la capacidad de búsqueda por Full-Text-Search (depende del motor de base de datos).

Es por ello, que quien implementa correctamente esta herramienta, luego de la etapa de relevamiento define la topología del índice con todos los casos de uso, y la misma se utiliza como primer hito de certificación del proyecto.

e) Almacenamiento (Storage)

El proceso de almacenamiento de los documentos, además de administrar y gestionar dichos documentos, define donde se almacenan, durante cuánto tiempo, los procesos de backup, inclusive la generación de copias externas ante un determinado pedido del usuario, hasta la eventual decisión de la destrucción.

f) Recuperación (Retrieval)

Aunque la idea de búsqueda suene demasiado simple, los buenos productos DMS tienen un poderoso motor de búsqueda (obvio que no admite comparaciones con el manejo de directorios que utilizan los sistemas operativos de Microsoft y mucho menos cuando “decidimos” buscar algo), que a través de expresiones y combinaciones con varias palabras clave, nos proporcionara aquellos documentos que cumplan con dichas condiciones, para luego en detalle, uno a uno en función de la lista recuperada, encontremos en un pequeño lapso de tiempo el o los documentos buscados.

g) Distribución (Distribution)

Un documento publicado para su distribución, es decir, subido al DMS, deberá encontrarse en un formato que no pueda alterarse fácilmente. Asi es que, como práctica común la copia master original del documento nunca se utilizara para la distribución. Si el documento se distribuye electrónicamente en un entorno normativo, el equipo que lo recibe tiene derechos sobre el mismo, permitiéndose definir quienes tendrán derechos de lectura y/o escritura.

h) Seguridad (Security)

Obviamente que este capítulo es el más susceptible de todos, y es por ello de vital importancia. Los requisitos de seguridad para determinados documentos pueden ser bastante complejos, dependiendo de los tipos de documentos. Los DMS tienen que tener un modulo de gestión y administración de derechos que le permitirá al perfil administrador, definir los accesos a los documentos en forma ágil y dinámica. Para ello, una parte importante en la implementación es la correcta definición de grupos y perfiles de usuario en función de los tipos de documentos y el o los esquemas de aprobaciones.

i) Flujo de trabajo (Workflow) y Colaboración (Collaboration)

Son inherentes al ECM y gran parte de la diferenciación con el DMS se debe a ellos. Se trata de funcionalidad propia de la Administración de Procesos de Negocio, más conocida por sus siglas en ingles BPM (Business Process Management), y si bien creímos importarte mencionar aquí este punto, no nos explayaremos sobre el mismo en esta entrega.

j) Control de versiones (Versioning)

El Control de versiones es un proceso mediante el cual los documentos se comprueban dentro o fuera del sistema de gestión de documentos, permitiendo a los usuarios recuperar versiones anteriores. Control de versiones es útil para aquellos documentos que cambian con el tiempo y requieren actualizaciones permanentes, pero también lo es para cualquier documento, independientemente su esquema de actualización.

Además, como parte del proceso de recuperación, el usuario que utiliza ese servicio podrá visualizar quienes modificaron el documento, cuando, y cuáles son las diferencias entre las mismas.

k) Intranet / Extranet

La mayoría de los sistemas DMS tienen la posibilidad de visualizar el contenido digital desde un navegador. Es la empresa quien decidirá si lo publica en la WEB (extranet), si lo utiliza solo en su red local o corporativa, o si ejerce una publicación mixta (ej. los memos a proveedores o los informes de cuenta para clientes y proveedores, etc. se publican en la web, el resto solo red local).

Por Dario Cuckier,
Socio director de Dotgestion www.dotgestion.com

 

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