¿Cuáles son los 4 temas recomendados para hablar sobre el mundo del ERP y las 4 formas de hablar sobre estos temas?. La experiencia del autor, indica que la efectividad aumenta según el uso de estos 4 “qué” y los 4 “cómo”.

En las experiencias de proyectos del mundo del ERP que me tocó conocer, siempre me sorprendieron dos cosas: los temas sobre los cuales se habló y cómo se habló de esos temas.

¿Y porqué me sorprendió? Porque en la mayoría de las veces, personas muy bien formadas e informadas, hablaban de los temas equivocados y de una forma poco efectiva.

Pero, ¿qué me habilita a decir qué tema es el acertado y cuál el equivocado? Los resultados, a corto y largo plazo, de los proyectos en cuestión.

Mis experiencias me mostraron que es más efectivo hablar de los procesos de la empresa usuaria del ERP, que de las características funcionales del producto a seleccionar.

De qué se habla

Procesos: El foco es primero entender claramente, qué hace la empresa usuaria y, luego, considerar cómo el ERP contiene esos procesos del cliente. Me sorprendió el poco tiempo invertido en conocer los procesos, formalizarlo en un documento, a partir del cual, se puedan determinar los que son claves, sus instancias, los input y los output de cada uno de ellos. En muchas empresas que tienen sistemas de calidad o documentación de sus procesos, esta tarea es mucho más fácil, que en aquellas en las que, ni siquiera internamente, hay una puesta en común de cómo son o deberían ser sus procesos.

Personas: Otro tema que me sorprendió, es ver cómo se ponía foco en tal o cual tecnología en base a la cual está desarrollada la solución de mundo del ERP, en lugar de indagar la historia, concepción, valores, proyección y compromisos de las personas que serán claves en la implementación del proyecto. Realmente creo que a determinado nivel de profesionalidad, las cuestiones tecnológicas, no son la clave de éxito de un proyecto y, en lugar de centrarse en ello, he advertido que si el foco esta puesto en las calidades personales, tanto individuales como de los equipos de trabajo, los riesgos de una mala elección e implementación se reducen considerablemente.

Tiempo: el horizonte temporal de los análisis, también ha sido motivo de sorpresa. Una inversión en el mundo del ERP no se amortiza en poco tiempo, ya que en la vida de una empresa, el recambio de ERP no sucede muchas veces (si se lo hace profesionalmente). El poner el foco en los tiempos del proyecto, más que en el tiempo de duración de la utilización del mismo, antes de volver a considerar su renovación total, es, en mi opinión, poco efectivo. Se discute si la implementación será de un par de meses más o menos, cuando la clave es pensar en cuántos años más o menos nos servirá el producto. Se fuerzan presupuestos y promesas de resultado, en términos de meses, cuando lo debería ser en término de años.

Inversión: Finalmente, el combo de temas poco efectivos a priorizar en la conversación de evaluación del proyecto del mundo del ERP se completa con el foco en el dinero invertido, como contraproposición del foco más efectivo del ROI (return on investment). El analizar sólo el monto del cheque a firmar por única vez, o bien todos los meses por conceptos de soporte, mantenimiento o actualización por up-grade, en mis experiencias, resultó muy desorientador, al extremo de llevar a conclusiones menos efectivas. El sólo focalizar en el divisor de la fórmula del ROI, muchas veces, se da a partir de una concepción de que el mundo del ERP forma parte de los costos que hay que minimizar y no como una fuente de generación de valor para el negocio, y en otras oportunidades a partir de la cómoda posición de decir que el cálculo del ROI es difícil de realizar.

Cómo se habla

Ahora bien, una vez detectado los temas y/o enfoques más efectivos de la conversación del proyecto de ERP, el éxito aún no esta asegurado, ya que la efectividad no sólo depende de los “qué” elegidos para conversar, sino también de los “cómo” hablamos de los que hablamos.

Esto quiere decir, que en la medida en que la conversación de consideración del mundo del ERP se parece mas a un proceso que no distingue los procesos de discusión y diálogo, menos efectivo es el resultado obtenido. Diálogo es presentar las ideas, independientemente de quién las sostiene mientras que discusión es el cruce de retóricas para defender la posición personal de cada interesado. Es evidente que cuando todo es discusión, sin agotar la instancia del diálogo, el proceso es menos efectivo.

Ahora bien, una vez detectado los temas y/o enfoques más efectivos de la conversación del proyecto del del mundo del ERP, el éxito aún no esta asegurado, ya que la efectividad no sólo depende de los “qué” elegidos para conversar, sino también de los “cómo” hablamos de los que hablamos.

Esto quiere decir, que en la medida en que la conversación de consideración del mundo del ERP se parece mas a un proceso que no distingue los procesos de discusión y diálogo, menos efectivo es el resultado obtenido. Diálogo es presentar las ideas, independientemente de quién las sostiene mientras que discusión es el cruce de retóricas para defender la posición personal de cada interesado. Es evidente que cuando todo es discusión, sin agotar la instancia del diálogo, el proceso es menos efectivo.

Mejorando como hablamos del ERP

Discusión – Dialogo

Observación – Opinión

Información a único nivel de profundidad – Distinción de capas de información

“Veo que puedo hacer” – Compromisos específicos

 
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