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La demostración de software ERP es una excelente herramienta para los compradores de sistemas. Pero es importante tener en cuenta una cosa: Lo que verás en una demostración será, al menos en parte, ser definido por lo que estás buscando. ¿Estás buscando las cosas correctas? ¿Haces las preguntas correctas? Con un poco de preparación, puede ser que lo logres.

demostraciones de software ERP

Demostración de software ERP: beneficios y limitaciones

La demostración de software ERP es el test-drive del software a nivel mundial. Su valor radica en que ayuda a obtener una impresión inmediata de la apariencia de las diversas opciones. También representan una oportunidad importante para verificar que las características que los fabricantes dicen que sus productos tienen se condicen con la realidad. Pero si no se preparan adecuadamente, lea la experiencia de Enrique.

Pero las demostraciones de software tienen limitaciones.

Limitaciones

  • Generalmente las demostraciones de software ERP no contemplan las customizaciones.
  • Las demostraciones utilizan datos de pruebas los que difieren mucho de tus datos reales.
  • El software tal como está en la caja (out of the box) probablemente no esté configurado tal como lo usarás en tu empresa.
  • Las definiciones de acceso de usuario, sus privilegios y configuraciones de seguridad no puede ser puesta en marcha en versiones de demostración, pues cambian el comportamiento del software.
  • Generalmente la demostración la hace un usuario que tiene todos los permisos y privilegios.
  • Es muy difícil de configurar el software para las demostraciones de manera que pueda ser integrado con las aplicaciones existentes en tu empresa.

Debido a estas limitaciones y otras, puede encontrarse con vendedores que son reacios o no están dispuestos para ofrecerle demostraciones de software inmediatas, particularmente las autoguiadas. Incluso hay proveedores que no quieren colocar demostraciones en Internet para que sus competidores no vean su estrategia de exhibición del producto.

Para el vendedor es fundamental tener algún tipo de conocimiento previo sobre tu negocio y debes comunicarle tus necesidades antes que el posible proveedor invierta en una demostración de software. En realidad, esta es una buena idea.

La decisión de implementar un ERP traerá importantes consecuencias en los procesos de tu empresa. En última instancia, tendrá un papel importante el éxito financiero de tu compañía. Si el proveedor es renuente a ayudarte en la evaluación, además de ser frustrante, en el largo plazo, probablemente influya en la relación que tendrán.

Presentamos un reportaje realizado a tres directivos de importantes empresas de la industria del ERP. Las preguntas realizadas son las siguientes

  1. ¿Qué le recomendaría a una empresa para aprovechar una demostración?
  2. El proceso de compras ¿Debería comenzar con la demostración? ¿Cuál es el momento adecuado para que el futuro comprador pida y participe de una demostración?
  3. ¿Quién tendría que presenciar la demostración? ¿La alta gerencia que toma decisiones, los usuarios claves de la empresa?

Los participantes son Germán Viceconti de NeuralSoft, Carlos Oettel de Totvs y Pablo Iacub de Calipso.

Diferentes formatos de demostración

Video presentaciones

El formato más simple de “demo” es una presentación de vídeo. Se podría argumentar que esto no es realmente una demostración ya que carece del elemento de interactividad, pero sirve a las capacidades clave. Con frecuencia los vendedores tendrán presentaciones de vídeo, a menudo en clips cortos de funcionalidades específicas, que pueden compartir con usted.

Software de evaluación

También conocido como “trial”. Se instalan con guías y ayudas para ser autoguiadas. Son sistemas que se pueden descargar o arrancado desde el disco pero son bastante raros en el mercado de los ERP.

A menudo, los trial se limitan a más programas de menos adaptables, aptos para lo qe se conoce como el nivel de entrada. Con frecuencia, estas demostraciones de software independiente tienen restringidas las funcionalidades o contienen datos precargados.

Debido a las exigencias y los conocimientos asociados con la configuración de sistemas de con datos reales del cliente, el acceso a software de prueba completo está reservado a grandes implementaciones con soporte de flujos de trabajo específicos y limitados.

Guiadas por el vendor

Es el tipo más común de la demostración. Este tipo de actividades pueden llevarse a cabo en línea o en persona. Una vez que un proveedor ha tenido la oportunidad de entender tus requerimientos críticos y flujos de trabajo únicos, será capaz de proporcionarle un recorrido en la demostración mostrándole cómo el software se adapta a tus necesidades.

Tips para evaluar una demostración

Hay una serie de tips que usted puede hacer para asegurarse de que estás aprovechando tu experiencia de demostración.

Preparar al proveedor

Los sistemas ERP actuales son multi-módulo. Diferentes paquetes de módulos pueden ser apropiados para distintas industrias y casos de uso. Tomarse el tiempo para compartir tus requisitos específicos con los proveedores ayudará a asegurarte que te están demostrando las capacidades del sistema que son relevantes para tus necesidades.

Estandarizar parámetros de competencia

Durante el proceso evaluación de software ERP, es muy común ver demostraciones de múltiples productos. Asegúrese de evaluar cómo cada sistema maneja los mismos casos específicos de uso funcionales. Eso le ayudará a no comparar manzanas y naranjas.

Tomar notas

La demostración de software ERP puede ser atrapante y envolvente. Es fácil olvidarse de tomar notas. Lo que parece única y memorable en este momento puede empezar a borrar los límites entre otras manifestaciones a medida que se mueve a través de múltiples demostraciones.

Más aún, le recomendamos que tenga una grilla o lista de funciones claves para que puedas calificar cada una de ellas de acuerdo a tu escala de valoración. Por ejemplo: cumple, no cumple, cumple parcialmente, es necesario desarrollo, etc.

Medir la eficiencia

La ventaja de la base de la automatización y eficiencia es el software. Quantifique la automatización mediante el seguimiento del número de pasos y el tiempo necesario para completar las tareas repetitivas.

Incorporar usuarios reales

No pases por alto en la evaluación la participación de tus recursos más importantes: las personas. Es poco probable que los tomadores de decisiones acerca del ERP sean los usuarios primarios del software y de toda la funcionalidad que entregará el sistema.

Como parte del proceso de evaluación, al asistir a la demostración, asegúrese de que tiene un usuario clave de cada uno de los grupos básicos.

Evaluar el demostrador

No te sientas mal si decides evaluar al individuo que proporciona la demo, es decir, su preparación y el conocimiento. Después de todo, es un representante importante de un potencial socio de negocios, cuya competencia jugará un factor importante en el éxito de tu proyecto de software.

División consultoría de EvaluandERP.com

 

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