¿A qué se asemeja la compra de un ERP? Mucho se escribe sobre la compra de un Enterprise Resource Planning o sistema de Planeamiento de Gestión Empresarial. Hay quienes dicen que se parece a la compra de una casa, otros a la de un auto. Incluso hay quienes piensan que no se trata de una compra y que incorporar un ERP en la empresa es comparable a un proyecto de ingeniería civil, como puede ser la construcción de una planta industrial.

Cuánto invertir

Aunque la discusión sobre las similitudes es interesante para entender mejor de qué se trata un proyecto de implementación de software empresarial (ERP- Enterprise Resource Planning), en este artículo escribiremos sobre un aspecto importante como lo es el costo, para saber cuanto invertir. Cuando las empresas están por contratar un ERP, emplean una buena cantidad de tiempo “regateando” el precio de licencias, pero no prestan atención a otros costos tales como mantenimiento, soporte, implementación, actualizaciones y el costo de las personas de la organización que estarán involucradas en el proyecto. Veamos los siguientes ejemplos para tener una idea de la incidencia de cada rubro en el total del proyecto.

Caso 1

La empresa que se describe en este caso fabrica maquinaria liviana para el hogar. La compañía no tiene una estructura de ventas directa sino que sus productos llegan al público por medio de 150 distribuidores. El proceso de decisiones de la firma se encuentra concentrado en la dirección, siendo una típica situación de una empresa PYME de 5 empleados. Al momento de evaluar soluciones para su negocio el cuadro de composición de costos quedó formado de la siguiente manera:

La compañía previó invertir el 1,75% de su facturación en el proyecto, Sin embargo, al considerar todos los ítems enumerados en la tabla anterior, la incidencia del proyecto en base al ingreso anual fue:

Con mantenimiento a 1 año: 11,29%
Con mantenimiento a 5 años: 12,67%

A nuestro criterio invertir en un ERP es muy elevado para una empresa de esta envergadura.

Caso 2

Se trata de un centro médico que realiza estudios complejos mediante aparatología médica. Sus principales clientes son sistemas de medicina pre paga y pacientes particulares. Si bien tiene implementado un software desarrollado a medida, la complejidad para elaborar reportes y la necesidad de contar con una base de datos unificada para asociar pacientes con estudios, obligan al centro médico a buscar una solución. En la empresa trabajan 20 empleados de los cuáles 15 serán usuarios del nuevo sistema. Aunque la inversión prevista en la compra e implementación del ERP fue del 3% sobre la facturación anual de la empresa, la cotización del proyecto que mejor satisfacía los requerimientos de la compañía representó el 2,33%.

Si bien la inversión prevista para este proyecto es compatible con el giro del negocio, creemos que habrá algunos costos no previstos que pueden aumentar la incidencia de la inversión en la facturación de la firma.

Caso 3

La compañía que protagoniza este caso pertenece a la industria metal mecánica. Vende su producción a través de distribuidores que, generalmente, son cadenas de retail. Cuenta con 30 empleados de los cuáles se prevé que 11 serán usuarios del sistema. Esta firma no tiene un ERP, siendo su sistema de gestión las planillas de cálculo y herramientas similares.
La empresa fijó como premisa que el proyecto de ERP no podía exceder el 2% de las ventas anuales.

Creemos que este proyecto está sub dimensionado en cuanto a la implementación. El proveedor presentó un presupuesto de horas/ hombre que pueden resultar escasas.

Caso 4

Los servicios personales son una clase de negocios que requieren la cercanía del prestador y un alto nivel de individualización. La empresa que se cita en este caso brinda sus servicios a través de 80 franquicias. Las franquicias son una excelente forma de desarrollar una empresa con aporte de capital de los franquiciados. Se trata de una red compleja en la que hay 80 propietarios que están asociados con el creador del negocio. Se deduce que, para una administración y control eficiente, los franquiciados deben administrar, facturar, cobrar y contabilizar las operaciones de la misma forma. Así mismo, para que el servicio de la marca sea global y sin fisuras, los franquiciados deben compartir una base de clientes y operaciones tal que si un cliente recibe el servicio en la localidad A pueda seguir utilizándolo en la localidad B. Todo esto sin resignar la confidencialidad que cada franquiciado quiere mantener.

Si se considera que se debe implementar el sistema en 80 lugares diferentes, es lógico que la incidencia de la implementación sea mayor a la registrada en otros casos. El lector podrá pensar que, si se tiene en cuenta el estado de arte de la tecnología, la implementación debería ser más sencilla y, por lo tanto, tener menor influencia en el costo total. Es un pensamiento acertado si no se conoce un dato adicional: para que el impacto económico del proyecto sea menor en los franquiciados, está contemplada la re utilización del hardware que cada uno tiene. El 80% no deberá cambiar el equipamiento en uso.

Para leer otros casos recomedamos leer “Métricas claves para estimar la inversión en proyectos de software empresarial”

En este artículo hemos analizado diferentes tipos de proyectos reales, cada uno con diferentes grados de complejidad. Aunque cada uno es distinto, hay patrones que pueden ser de utilidad para quienes se encuentran en proceso de evaluación y selección de software de gestión ERP. El cuadro siguiente es una síntesis de la influencia de los conceptos de un proyecto en el costo total.

Aunque los 4 proyectos presentados tienen elementos diferentes, hay una característica en común: se encuentran sub dimensionados en algunos de sus ítems. Dado que los datos corresponden al momento previo a la contratación, no es de extrañar que haya tal sub dimensionamiento.

Con relación a la incidencia del costo del proyecto en la facturación de la empresa, excepto el caso 1, en el que la solución propuesta supera las necesidades de la empresa, un número más realista es considerar el 3% o más. Una observación que hacemos en el caso 3 y que lo hemos notado en otras cotizaciones. Puede verse que la incidencia de las licencias en el costo total es más baja que en el resto de los casos, mientras que el servicio de mantenimiento y soporte pos venta es mucho mayor. Sabiendo que el cliente pone énfasis en la negociación del valor de licencias, muchos vendors cotizan a menor precio el licenciamiento y transfieren el valor a otros rubros.

Por División consultoría www.evaluandoerp.com

 
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