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La conversión de su compañía que implica pasar de utilizar diferentes sistemas comerciales y planillas excel sin relación ni coordinación entre sí, a utilizar un sistema ERP produce grandes beneficios pero no es barata.

Si el proceso de conversión se encuentra con problemas significativos, lo que les ocurre a muchas empresas, entonces los costos pueden duplicarse o triplicarse con facilidad. Los consultores de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) están a su disposición para brindarle asistencia en la selección e implementación inicial de un nuevo sistema y pueden ser la mejor inversión que jamás haya hecho… o un error costoso.

Si bien los consultores pueden brindar ayuda de diversas maneras, sus servicios son costosos y pueden ser prescindibles. Dependiendo de la situación, un consultor de sistemas ERP puede ser para una empresa una herramienta rentable y efectiva o un gasto innecesario. Las configuraciones extensivas, personalizaciones, y los cumplimientos de normas gubernamentales estándar son factores cruciales a la hora de determinar la necesidad de un consultor de sistemas ERP. Antes de contratar los servicios de uno considere los siguientes factores para asegurar los resultados más beneficiosos.

¿Su sistema ERP necesitará configuraciones complejas?

La mayoría de los sistemas son extremadamente configurables para cumplir con los requerimientos únicos (y en constante cambio) de una organización. Los consultores de sistemas ERP típicamente tienen una gran destreza en la configuración de uno o más módulos y pueden especializarse en industrias específicas.

Sin embargo, no todas las empresas requieren de un sistema configurado de forma individual. Por ejemplo, hay sistemas ERP específicos para ciertas industrias que vienen pre-configurados y eliminan la necesidad de la mayoría de las configuraciones especializadas. Si una empresa no requiere un sistema configurado de forma individual, es probable que no se necesite un consultor de sistemas ERP.

¿Su sistema ERP necesitará personalizaciones?

Las empresas más grandes a menudo necesitan personalizaciones del software. Cambiar o modificar las funcionalidades de un sistema ERP es un proceso tedioso con demasiado lugar para el error, por lo que es mejor dejarlo en las manos expertas de un consultor.

Los consultores de sistemas ERP tienen las habilidades y el entrenamiento necesario para desarrollar las personalizaciones solicitadas y cumplir con las necesidades requeridas por el usuario.

A pesar de que los servicios de los consultores pueden ser costosos, los beneficios de tener un sistema ERP personalizado a sus necesidades comerciales suelen superar a los costos iniciales. Por otra parte, si el software ERP cumple con los requerimientos de una empresa sin la necesidad de una personalización, se puede evitar el servicio de un consultor.

¿Usted alojará el sistema ERP en sus servidores?

Si ha decidido usar un software instalado en los servidores de su proveedor de alojamiento (hosting) no necesitará los servicios de los consultores de sistemas ERP para brindar asistencia en la instalación y configuración de la red. El proveedor del alojamiento ofrecerá todos esos servicios de forma permanente. Sin embargo, los consultores de sistemas ERP pueden ser de ayuda si elige alojar y operar el sistema en sus propios servidores.

Operar una red de forma eficiente puede ser difícil y requerir la asistencia de un profesional. Los sistemas que corren en servidores internos requieren una atención a la infraestructura de software y hardware para asegurar tiempos de actividad eficientes y un funcionamiento armónico del sistema.

De forma alternativa, una organización que use una solución tipo SaaS (Software as a Service) donde se paga un canon mensual según el uso que se hace del sistema tiene menos probabilidades de requerir los servicios de un consultor pero el costo final del sistema será más alto. Los servicios de alojamiento (hosting) se encargan de los problemas sin la necesidad de recurrir a consultores ERP externos.

¿Su sistema ERP tiene problemas de conformidad?

Los problemas de conformidad son una epidemia tanto en empresas grandes como pequeñas. El cumplimiento de las leyes del país, estado y municipio en cambio constante y las regulaciones de nuestra sociedad les imponen a las compañías mantenerse actualizadas o enfrentar penalizaciones. Los consultores de conformidad de sistemas ERP suelen ser ex-auditores gubernamentales y pueden ser empleados para asegurar la conformidad de un sistema a las regulaciones gubernamentales.

Si su compañía ha sido declarada en falta respecto a alguna de las normas gubernamentales dependiendo de la regulación agraviada podrán imponerle penalizaciones, impuestos retroactivos y multas significativas. Si estos problemas están teniendo un impacto negativo en su organización, recurrir a un consultor puede ahorrarle tiempo y dinero con suma facilidad.

Por Jorge Llanos

 

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