En la actualidad los diferentes ERPs que existen en el mercado son casi todos muy parecidos en cuanto a funcionalidad. Definitivamente todos hacen casi lo mismo de una u otra forma y, con seguridad, cumplen cabalmente con los RFPs (Request for proposal – solicitud de propuesta) que las empresas de diferentes giros de negocio generan por miles cada año.

De forma recurrente, los clientes comentan que subutilizan el software con el que actualmente cuentan. También comentan que no se adapta a sus requerimientos, o inclusive que definitivamente no funciona del todo bien. Aunque todo esto no lo sustentan con datos específicos, sino que es una opinión subjetiva, cayendo por lo general en afirmaciones de percepción y no demostrables con datos duros.

Sin embargo, si la implantación del software que utilizan se realizase con una metodología estricta y madura, la historia sería otra.

El tener una metodología de implantación ayuda a reducir los problemas que se presentan en el proyecto en el día a día, no obstante la característica primordial de toda metodología es que, además de ser clara, concisa, por escrito y madura, sea aplicada de forma estricta. En todo momento se debe recordar a todos y cada uno de los involucrados en el proceso de implantación de un ERP (Enterprise Resource Planning), que la tecnología no resolverá por sí misma los problemas que tiene la empresa. Asimismo, hay que tomar en cuenta que el ERP es la automatización del proceso de negocio que se quiere seguir dentro de la empresa, por lo que primeramente hay que definirlo al máximo nivel de detalle. Existen cinco procesos de negocio definidos (de forma consciente o inconsciente), los cuales son:

  1. El documentado. Todas las empresas en mayor o menor medida documentan en algún momento de su existencia gran parte de su proceso de negocio.
  2. El que les gustaría tener. Los directivos, en la mayoría de los casos, tienen claro cómo les gustaría que operara su empresa, sin embargo debido a diferentes restricciones (humanas, técnicas, económicas, etc.) no se les hace realidad.
  3. El que pueden tener. Debido a las restricciones del inciso anterior, el proceso de negocio de la empresa se ajusta a la realidad que vive la organización.
  4. El óptimo. Éste es único para cada organización en el mundo, dado sus operaciones y mercados a los que va dirigida.
  5. El que utilizan. Todas las empresas operan de una u otra manera, por lo que utilizan un proceso de negocio en particular.

Esto conlleva a una situación muy especial, ya que por lo general se cree que el proceso de negocio que les gustaría tener, es el mismo que el proceso de negocio óptimo, trayendo como consecuencia que se eche a andar el ERP con el primero y más temprano que tarde se dan cuenta que hay que modificar su proceso. Si esto no se realiza con orden y metodología, la percepción de los usuarios con respecto al ERP es mala.

Desde la primera reunión, se debe dejar total y absolutamente claro que dicho proyecto de implantación la realiza un equipo de trabajo compuesto por los colaboradores de la empresa en donde se está implantando y los consultores del ERP. Con esto no se evaden responsabilidades por parte de consultores o responsables de la empresa; al contrario, se les potencia haciéndoles ver la importancia de cada uno en el proceso como un todo.

Uno de los factores primordiales para que el proyecto de implantación sea un éxito, es que cada uno de los usuarios debe de tener claro los procesos de negocio en los que participa. Este punto es álgido y conflictivo, sin embargo la solución a esto es la educación al usuario y su activa participación desde etapas tempranas del proyecto. En los casos más difíciles la única solución por el bien de la organización y del proyecto mismo, es separar a dicha persona del proyecto e, inclusive en algunos casos extremos, de la empresa. Asimismo, se debe dejar claro desde el Kick off del proyecto, qué actividades o rubros sí están incluido en el mismo y explícitamente especificar qué no lo está. Uno de los principales enemigos de todo proyecto es el “contexto de obviedad”, en donde todos los involucrados tienen la creencia que lo que ellos dicen que es obvio, para otros también lo es, sin embargo la realidad nos indica todo lo contrario, ya que lo que es obvio para una persona, para otra no lo puede ser.

Un punto a resaltar, dentro de los críticos, en toda implantación de un ERP, es la migración de datos, que, por lo general, es la etapa más despreciada en los proyectos de implantación de ERPs, sin embargo, es donde hay que enfocarse desde etapas muy tempranas del proyecto. Recordar que la frase “Garbage in, garbage out” aplica perfectamente a esto, ya que si la migración de datos tiene el más mínimo detalle, la percepción de los usuarios al estar utilizando el ERP será: “El sistema no funciona”.

El seguir una metodología clara, precisa, madura y conocida por todos los involucrados dentro del proyecto de implantación de un ERP, incrementa en gran medida la certidumbre de un buen término del proyecto, sin embargo, algo que siempre el consultor debe indicar a sus clientes es que dentro del proyecto de implantación del ERP, habrá problemas, dada la complejidad que el proyecto mismo conlleva, pero que también gracias a la metodología de implantación, se podrán resolver dichos problemas de forma rápida y sin impactos mayores dentro del plan de trabajo establecido.

Nota de la redacción: En menos de 3 minutos conozca 7 recomendaciones para implementar un ERP.

Por Ing. Arístides T. Palma B. de Zafiro Technology, S.A. de C.V. apalma@zafirosoft.com

 
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