Si usted está temblando ante la perspectiva de elegir una nueva solución de gestión, relájese. Este artículo puede ayudarlo. Adquirir una solución de gestión puede parecerse a buscar el camino correcto en un campo de minas; por eso es necesario informarse bien, para poder seleccionar el producto adecuado y el distribuidor más conveniente. Veamos cuándo y dónde empezar a buscar; los mejores atajos; cómo afrontar las políticas internas; y a quién pedir asesoramiento.

Señales de Alarma

En la mayoría de los casos esto ocurre porque las empresas han crecido muy por encima de sus actuales sistemas, o porque el sistema es inestable y contiene fallas. Las deficiencias funcionales provocan que la empresa deba hacer muchos de los procesos de forma manual. En muchos casos, los problemas de rendimiento se pueden superar mediante la actualización del hardware, como los servidores, cables y tarjetas de red, pero a menudo, esto solo significa retrasar lo inevitable.

Definir el Proyecto

Una vez que la compañía ha decidido que necesita un nuevo sistema, hay que definir el alcance del proyecto. Esto habitualmente se resolverá analizando los procesos que el sistema actual realiza y que retrasan la compañía o producen gastos innecesarios. Pero también podría existir una oportunidad de mejorar la forma en que opera el negocio. Para grandes empresas, implementar una nueva solución de gestión representa una oportunidad para hacer algo más que añadir una serie de funciones. La renovación del sistema de información con funcionalidad de la cadena de suministro permite a las compañías automatizar sus flujos de información, optimizando los procesos y evitando errores manuales.

Desactivando políticas Internas

Es importante para el equipo del proyecto dirigir su energía para superar los obstáculos políticos que puedan perjudicar la implementación del software. Cuanto más grande es una empresa, la elección del sistema se convierte en una cuestión política. La clave es involucrar a todo el mundo que pueda hacer que el proyecto falle. Principalmente a aquellos que se mueven de una empresa a otra. Por eso cualquiera que esté en posición para sabotear los resultados, debería ser incluido (al menos hasta cierto punto).

Una buena idea es hacer una encuesta para saber cuáles son los problemas departamentales, qué productos creen ellos que la compañía debería buscar, y más tarde, lo que ellos piensan sobre la lista de productos elegidos. Algunos dirán que no es necesario que ellos participen en la selección, pero otros querrán ser consultados. La involucración puede consistir en un sencillo e-mail, o responder a unas pocas cuestiones por teléfono. Pero no hay que ofender a nadie dejándolo afuera.

Identificar los Candidatos

Utilizando un consultor independiente puede evitar mucho trabajo. La desventaja es que muchos consultores sólo recomiendan uno o dos productos que ellos conocen. Por eso la selección de determinados consultores automáticamente estrecha el campo de visión. Por supuesto, Internet facilita la obtención de información. Y además hay seminarios independientes y patrocinados por los proveedores para informarse acerca de las diferentes soluciones. Los artículos de los diarios y las revistas son también muy valiosos. Investigue lo que utiliza la competencia y busque el consejo de las asociaciones profesionales y de la industria.

Definiendo la “short list”

Características a considerar:

  1. Solidez del proveedor. La compañía que le ofrece el producto debe tener una posición financiera sólida
  2. Tecnología implícita. Algunos productos conocidos llevan muchos años en el mercado y parecen una buena elección. Sin embargo, análisis detallados revelan que están basados en tecnología antigua y limitada.
  3. Amplio número de clientes. Una base de datos de clientes pequeña no proporciona los suficientes ingresos para depurar el producto y mantenerlo.
  4. Código estable. Los proveedores en la lista deben tener una reputación de código limpio y estable.
  5. Canal de distribución bien desarrollado. Los distribuidores deben tener un conocimiento completo del producto.
  6. Buenas posibilidades de personalización.
  7. Amplia gama de módulos. Enriquecer los productos con una gama variada de módulos para evitar tener que sustituir el sistema cuando la empresa crezca.
  8. Fácil de utilizar. La formación es un costo de implementación muy elevado.

Reduzca la lista hasta que le queden cuatro opciones.

Localizar buenos distribuidores

Busque recomendaciones de quien es el distribuidor con más capacidad y experiencia para cada producto. Diríjase a empresas centradas en servicios de soporte más que a empresas con perfil comercial. Pídales información para saber si se ajustan a sus necesidades y si son capaces de llevar a cabo el proyecto.

Evaluar a los distribuidores

Aconsejamos a las empresas concertar al menos dos reuniones con los posibles distribuidores. La primera debe durar unos 90 minutos y será la oportunidad para que ambas partes se conozcan. En esta sesión se deben perfilar las necesidades específicas de la empresa, para que el distribuidor pueda preparar una presentación relevante. Si la gestión del proyecto es importante para usted, entonces proporcione al distribuidor información desde su empresa y pídale una demostración de cómo se manejaría el producto en un escenario determinado. Esto lleva un poco más de tiempo y esfuerzo, pero así podrá hacer una selección más segura.

Antes de que termine la demo, pregunte por la metodología de implementación y por el seguimiento que hará para poner en marcha el sistema y que funcione dentro de los plazos establecidos. Pida referencias que usted pueda llamar. Establezca el personal que se asignará a su cuenta, y pida su cualificación y experiencia. Si al final le queda más de un producto en su lista, debe recurrir a su instinto. No se preocupe mucho por el precio. El costo real del software es el tiempo que le lleva conseguirlo y ponerlo en marcha, más el trabajo manual para compensar la funcionalidad que le falta.

Felipe Girado,
Director Comercial Axxon Consulting
Basado en “El camino más rápido hacia la mejor solución” de Carlton Collins, consultor independiente de tecnología

 
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