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Existen muchos métodos para preparar el presupuesto para el ERP, incluyendo software comercial y planillas de cálculo. Cualquier sea el método que elija, el proceso requiere planificación para asegurarse que contará con la información necesaria.
A continuación vamos a hablar de 10 Recomendaciones críticas.

Clases de presupuestos

En principio podemos decir que no existe un único presupuesto. preparar el presupuesto para el ERP, al menos hay 3 clases que coinciden con las etapas de madurez del proyecto de estimación de fondos necesarios. Los tipos de presupuesto que hemos identificado son:

  • Grueso o de Orden de Magnitud
  • Básico o de planeamiento
  • Avanzado o de gestión

Grueso o de Orden de Magnitud

El propósito de este presupuesto es proveer una comprensión general del rango de costos. Por lo general se usa en las primeras discusiones.
Puede hacerse en pocos días si lo hace alguien experimentado

Básico o de planeamiento

preparar el presupuesto para el ERP se busca informar con detalle la inversión y los costos recurrentes. Se usa como base para proceder a pre seleccionar un proveedor o descartarlo.
Puede estar listo en un rango de 2 a 5 semanas. Gran parte de este tiempo se dedica obtener estimaciones de los proveedores de diversos recursos.

Avanzado o de gestión

El objetivo es gestionar la implementación . No está completo. Quedará completo luego de negociar con el vendor.

10 recomendaciones críticas

La siguiente guía es una lista sencilla y escueta.

1. Defina claramente el alcance del presupuesto y comuníquelo continuamente

El primer Recomendación es definir el alcance del presupuesto. Hacer preguntas como “¿qué va ?” o “lo que no se incluirá en el presupuesto”.

2. Defina los componentes de costo de la implementación del ERP

Los costos de implementar un ERP se dividen en dos categoría: directos e indirectos.
Los costos directos son los que se imputan directamente a la implementación e incluyen:

  • Software de base.
  • Software de terceras partes (ERP y no ERP).
  • Consultoría de implementación.

Los costos indirectos están asociados con tareas rutinarias del proyecto y, generalmente, están en otros presupuestos. preparar el presupuesto para el ERP

3. Identifique los costos primarios del software

Los costos primarios son los más fáciles de conocer:

  • Licencias de productos
  • Recursos Humanos
  • Licencias de bases de datos

4. Identifique los costos de software de terceras partes

Muchos proveedores de software ERP sugieren que sus productos trabajan sin software adicional. Sin embargo, ha habido casos en que debieron comprarse varios productos adicionales para mejorar el uso del software ERP. Las empresas que no consideran este software adicional se sorprendieron cuando agregaron estos costos al costo original del software ERP.

5. Identifique las necesidades de software que están estrictamente relacionadas con el ERP

Hay productos de software complementarios que, si bien no afectan al funcionamiento del ERP, inciden en el trabajo día a día. Por ejemplo el paquete de aplicaciones de oficina.

6. Identifique los costos de consultores.

preparar el presupuesto para el ERP sin el conocimiento (expertise) necesario es casi imposible.
Este recomendación obliga a anticipar y prepararse para el empleo de consultores y expertos en la materia a fin de facilitar una implementación más eficaz.

Casi siempre, el proyecto de implementación de software de gestión ERP prevé los costos de consultoría para la instalación e implementación. Por lo general, las propuestas suelen hacerse:

  • Por una cantidad de horas
  • Costo cerrado (que no es lo mismo que llave en mano)

7. Planee una implementación sala de situación (War Room)

Una sala de situación (War Room) para preparar el presupuesto para el ERP, ofrece un gran lugar para que los equipos se reúnan y trabajen como unidades cohesivas en la planificación y ejecución del proyecto.

Encontrar un espacio para asignar al equipo, donde los empleados y consultores pueden reunirse, ayuda a aislar los miembros del equipo en un entorno en el que puedan concentrarse en las tareas del proyecto.

8. Plan para las necesidades de equipamiento para almacenamiento de datos

Si el proyecto incluye un centro de datos propio, hay varios ítems como la sala adecuada, los equipos de ventilación y control de temperatura, los racks contenedores del equipamiento, iluminación, cables y otros ítems.

9. No subestime los costos misceláneos.

Ninguna implementación de ERP es igual a la otra y tal vez todo lo que hemos mostrado aquí no se aplique a su implementación. Considerando las primeras 8 recomendaciones, estará más cerca de conocer y comunicar el presupuesto que necesitará para desarrollar su proyecto.
Sin embargo, la experiencia muestra que hay elementos que se subestiman y cuándo se suman influyen en el presupuesto.

10. Defina los factores críticos de éxito de presupuesto.

¿Cómo sabrá si fue exitoso en crear el presupuesto adecuado para su proyecto?
Para eso debe fijar métricas de éxito.

Conclusiones

  • preparar el presupuesto para el ERP no es tarea imposible.
  • Tomar la tarea como un mini proyecto:
  • Inicio/ Fin
  • Cronograma
  • Entregables/Responsables
  • Comenzar con un presupuesto por aproximación.
  • Ir ajustando conforme se conozca más información.
  • No excederse en el tiempo de análisis

Por División Consultoría Evaluando Software

 

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