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Con el fenómeno global del uso diario de las redes sociales y los dispositivos móviles, nuestra forma de interactuar con el software ha cambiado. Esto ha ocasionado que los sistemas de planeación de recursos empresariales necesariamente integren nuevas tecnologías y funcionalidades en su oferta de manera que puedan evolucionar en conjunto con sus usuarios.

La población mundial continúa creciendo exponencialmente, lo que indica una nueva generación de jóvenes que ya están viviendo en un mundo te tecnología móvil y redes sociales. Esta generación considera frustrante el aprender y usar sistemas ERP complejos. Exigen sistemas más fáciles de usar, amigables, que ofrezcan información detallada del negocio con un solo clic. Para ellos, es incomprensible que necesiten de 3 a 4 semanas de entrenamiento con el fin de ser capaces de trabajar con una aplicación, cuando la mayoría de las que se utilizan fuera del trabajo son completamente auto-explicativas.

Las Redes Sociales

El entorno empresarial se adapta constantemente para estar al día con la demanda y oferta mundial, y los sistemas ERP utilizados para apoyar las actividades económicas tienen que evolucionar para estar a la par. Las nuevas tendencias en tecnología, como las redes sociales, están cambiando el concepto de sociedad que tenemos, así como la forma en que hacemos negocios. Esto significa que las herramientas de redes sociales están desempeñando un papel mayor en los negocios y, como tal, no deben ser ignoradas. Deben ser utilizadas para impulsar la comunicación y cooperación entre los grupos de interés que impactan al negocio.

Las redes sociales están influyendo en los sistemas de negocios de más formas de las que podemos imaginar. El principio fundamental de estas redes es compartir, y este principio está siendo implementado en las aplicaciones ERP. En los sistemas ERP de vanguardia es posible, por ejemplo, recibir recordatorios directamente desde Twitter, Facebook o Outlook, así como buscar información con una interfaz tipo Google, haciendo el sistema más sencillo y flexible para trabajar. Los colaboradores pueden ahora compartir información de una manera similar a Twitter dentro de su sistema ERP de la empresa.

Movilidad Laboral

Otro reciente cambio en la forma en que hacemos negocios cotidianamente es la creciente necesidad de movilidad. Con más personas que trabajan a distancia, los dispositivos móviles se están convirtiendo en una herramienta de trabajo esencial. Estos cambios hoy se reflejan en los sistemas ERP para garantizar que todo el personal, independientemente de su ubicación, puedan acceder a información clave para desempeñar eficazmente sus funciones.

Los dispositivos móviles tienen que contar con la capacidad de conectarse al sistema central de la organización para abarcar todas las funciones como la generación de informes, revisión de estadísticas, o la búsqueda de clientes particulares y ver sus interacciones, pedidos o entregas tardías. Para los usuarios, esta funcionalidad abre la posibilidad de trabajar de manera remota. Tener que encender la computadora en casa y conectarse a algún tipo de sistema a distancia es una forma anticuada de acceder a la información. Especialmente si está al teléfono con un cliente y requiere acceso instantáneo a la información crítica. A diferencia de la tradicional conexión a través de PCs en red, los sistemas ERP ahora pueden ser accedidos mediante aplicaciones de Office a través de computadoras portátiles, Internet, o dispositivos móviles que usted prefiera como teléfonos inteligentes o tabletas.

Este tipo de sistema es tan flexible como el usuario. Cuando se requiere añadir algo, no importa si no se está conectado a Internet en ese momento. Los usuarios pueden enviar información a través de sus teléfonos móviles o un navegador Web en lugar de esperar a que arranque y opere un programa lento o una conexión tradicional. Las conexiones y actualizaciones pueden ocurrir en tiempo real, estando en línea o no, y se pueden sincronizar a conveniencia de los usuarios sin que estén sentados en el escritorio de su oficina.

La facilidad de uso

Una de las quejas más comunes sobre los sistemas ERP es que son complicados y difíciles de usar. La capacitación del usuario final solía tomar mucho tiempo y los nuevos usuarios requerían un mayor entrenamiento para lograr el mejor desempeño. Los modernos sistemas ERP de hoy son mucho más sencillos en su uso. En cuestión de días, incluso horas, los usuarios están completamente capacitados y operando el sistema, lo que permite a las empresas ahorrar dinero en capacitación. Para asegurar que un sistema cumple con estas demandas, nuevos productos, módulos y procesos son típicamente probados de cuatro a seis meses antes de su lanzamiento. Las pruebas tienen lugar durante todo el proceso de desarrollo para asegurar su funcionalidad sin comprometer la experiencia del usuario.

En ocasiones pareciera que el progreso técnico de un nuevo sistema es extraordinario, pero cuando uno levanta la tapa del producto descubre que necesidades críticas del usuario han sido olvidadas. Por ejemplo, los conocidos comandos de teclado han sido eliminados y, en su lugar, todas las actividades se realizan en distintas pantallas. Para algunas empresas, esto podría resultar en un ritmo de trabajo más lento.

Al considerar la implementación de un sistema ERP, las empresas no deben tener miedo a probar la facilidad de uso de las distintas soluciones. Puede ser difícil ver el panorama completo cuando recién se empieza a buscar un nuevo sistema. Debido a que la solución tiene que cubrir casi todas las necesidades de la compañía, las pruebas detalladas pueden tomar más tiempo del esperado, ¡no se precipite! La facilidad de uso debe ser uno de los factores decisivos. A menos que el personal pueda utilizar el sistema, este no le traerá los beneficios previstos y, en última instancia, no ayudará al crecimiento de su negocio. ¡Quién necesita un sistema costoso que nadie usa!

Todos los que han tenido alguna experiencia de redes sociales saben que su éxito radica en la simplicidad. Por lo tanto, dar a la gente medios sencillos para colaborar con su comunidad de trabajo y fácil acceso a la información crítica en cualquier dispositivo, resultará en mejor eficacia de su ERP. Y, dado que las soluciones ERP son comúnmente el sistema de negocios más importante que la empresa despliega, dar a la gente una forma de controlar y optimizar su experiencia ERP, acelerará su adopción y el retorno de la inversión.

Por Gunther Barajas,
Director Comercial México para Epicor Latinoamérica y el Caribe

 

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