¿Qué Software es apto para su empresa?

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Las siguientes son algunas situaciones conocidas cuando ya tiene identificado el problema: “Dispongo de múltiples aplicaciones en mi empresa para soportar los distintos procesos. Estas aplicaciones no están integradas, lo que dificulta el trabajo de las distintas áreas de la empresa y desencadena la reiteración en la mecanización de los mismos datos.

El resultado de estas deficiencias es la existencia de datos erróneos en mi base de datos, no hay integridad en la información almacenada, esto termina generando incidencias en la prestación de los servicios a mis clientes (pedidos incorrectos, direcciones de entrega equivocadas, devolución de pedidos, pérdida de clientes por retrasos en los pedidos, etc.

De paso comentar mis desagradables sorpresas con la tesorería, los riesgos de los clientes y los stocks de los almacenes. En numerosas ocasiones no dispongo de la información que necesito para tomar decisiones, o cuando la tengo es demasiado tarde

La sociedad de la información implica un exceso de datos, que no es lo mismo que información. Tal cantidad se convierte en un problema, si los datos no se pueden gestionar adecuadamente, deben poder convertirse en información de utilidad.

Existe una necesidad de un sistema único que conecte todos los departamentos y áreas de la empresa, que recoja todas las transacciones, que de acceso a la trazabilidad, que optimice los procesos, que los haga más simples y que aporte eficiencia a la gestión. Esto permitirá usar los recursos en aquellas tareas que aporten valor y que no puedan hacer las máquinas por los trabajadores, un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP):

  • Mejorar la gestión de la organización
  • Optimizar los procesos
  • Dotar de mayor eficiencia el trabajo
  • Automatizar las tareas mecánicas
  • Introducir la información una sola vez
  • Accesible a todo el que debe tenerlo
  • Que facilite el acceso a la información
  • Permitir el flujo interdepartamental de la información
  • Acceso centralizado a la información desde un único sistema
  • Acceso a información a tiempo real para la toma de decisiones

¿Cuál es el mejor ERP para su empresa?

Una vez que tiene claro que necesita una herramienta de gestión, es el momento de plantearse cuál de los múltiples productos existentes en el mercado debe utilizar, ¿Cuál es el mejor ERP para su empresa?, realmente es una decisión importante. A la hora de seleccionar un producto debe seguir algunas pautas:

  • Que tenga referencias en su sector, que ya haya sido implantado en empresas similares a la suya y esté funcionando eficientemente.
  • Que esté soportado por base de datos profesionales que puedan gestionar el volumen de varios años de funcionamiento en su empresa.
  • Que recoja la mayoría de los procesos de forma estándar y no lo obligue a realizar desarrollos interminables.
  • Que tenga un buen soporte, cercano y con alternativas al integrador con el que trabajo hoy, si mañana hay algún problema que no dependa únicamente de él.
  • Una marca debe dar garantías al producto, que tenga un reconocido prestigio en el mercado y garantice la evolución y supervivencia del mismo.

Pero lo más importante no es el software, este es un medio para conseguir un objetivo, lo primordial es su empresa y el integrador, debe prestar mucha atención para:

  • Asegurar la correcta elección de las personas que transmiten los procesos al integrador.
  • Verificar que los procesos han sido recogidos por el integrador tal como usted los ha definido y se adaptan realmente a sus necesidades.
  • Asegurarse de un buen plan de pruebas antes de entrar en producción.
  • La tarea no será fácil, el integrador se irá y usted se quedará piloteando la nave, merece la pena que se lo tome en serio, se implique y pida a su equipo que lo haga. De todo ello va a depender la gestión de su organización, ¿no es lo suficiente importante?. Sitúe el día a día, siempre hay algo que hacer, pero no será casi nunca más trascendental que esto que requiere dedicación de su equipo.
  • Venda el proyecto a su organización, no lo imponga, explique porque, para que, que aporta, y en que va a ayudar al equipo.

Sistema estándar y desarrollo a medida

La siguiente disyuntiva que se presenta es: ¿producto estándar o un desarrollo a medida? Un sistema estándar está realizado en base a la experiencia de muchas empresas a lo largo de los años, esto debería garantizar el diseño de los mejores procesos en el software. Sin embargo, hay procesos que el estándar no recoge, y entonces hay que pensar en un sistema a medida.

Un producto estándar está muy probado y minimiza las incidencias en su implantación. Un sistema a medida genera muchas incidencias en su implantación, es usted el conejillo de indias, las implantaciones se suelen dilatar en el tiempo, no terminan nunca, y suman un coste muy superior al de un sistema estándar.

Por otro lado, el gerente de la empresa transmite al consultor: “Yo he creado esta organización de la nada, llevo años haciéndola crecer, yo he diseñado cada uno de los procesos existentes y sé que funcionan, ¿Por qué debo cambiar?“.

Mientras tanto el consultor le dice al gerente: “Nuestra solución está desarrollada en base a la experiencia y aportación de cientos de empresas, en ellas se ha probado y asegura la mejor opción para los procesos de organizaciones de su sector“.

¿Quién tiene razón?, seguramente ambos, en el término medio está la virtud. Se deben utilizar los desarrollos a medida para aquellos procesos que no recoja el estándar y sean procesos diferenciales de la organización, procesos que aporten realmente una ventaja competitiva en el mercado. En los procesos donde hacerlo de esa forma no contribuya nada debe amoldarme al estándar, no merece la pena tener este sobre coste y asumir el riesgo de un desarrollo que mantener en ese caso.

Como llevarlo a cabo, esto es otra historia…

Hablamos de una tarea difícil, desmontar piezas de un complejo engranaje, todos los procesos de la organización; limpiar, modificar, volver a montar y ver que luego funcione, es una tarea ardua. Abarcarlo todo de una sola vez puede suponer un gran esfuerzo, es muy sensato segmentarlo en fases según el tamaño del proyecto. Hay organizaciones que han estado al borde de la quiebra por una inadecuada gestión del cambio en su solución empresarial.

Por Nicolás Suárez –www.nicolassuarez.es

 

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