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La implementación de un ERP es siempre una verdadera revolución. Independientemente del tamaño de la empresa o el sistema, siempre se trata de una intervención radical que habrá de determinar la marcha del negocio. El éxito o fracaso de la implementación, que preferimos denominar calidad se medirá por el grado en que resulten cubiertas las expectativas de los usuarios en cuanto a “estar mejor que antes”. Sin embargo abundan los casos en los que el resultado se llama fracaso o implementación parcial.

El estratega alemán Clausewitz (siglo 19) invita a ‘aprender de la experiencia ajena … la propia llega cuando ya es tarde.’ Si la tal experiencia ajena a menudo es fracaso, aprendamos de ella para que la propia se llame éxito.

Más allá de que la implementación de un ERP atraviesa y afecta a todos los sectores y áreas de la organización, el foco de las expectativas individuales estará siempre sesgado hacia las particulares del propio sector, con mayor intensidad cuanto más grande sea la organización o más especializada la tarea habitual de cada quien. Tal multiplicidad e incluso divergencia en las expectativas iniciales no sería obstáculo serio, si no fuera porque suelen darse por sobre entendidas. Enrique Pichon Riviere señala que “Lo natural invisibiliza”. Con lo que suele omitirse detallar previamente las funcionalidades específicas que necesitan de su sistema ERP particular.

Dos elementos acrecientan dicho efecto particularmente en las PyMEs:

  • La baja la rotación de personal hace que modalidades de trabajo particulares de la empresa actual se tomen como generales.
  • Por otro lado, tareas muy laboriosas con métodos pre-ERP suelen constituir el núcleo de ventaja competitiva del negocio, que si no se explicita es probable que el nuevo sistema no cubra en exactamente la forma que esperamos.

Se recomienda entonces que todos los sectores detallen y expliciten cada una de sus necesidades y expectativas. Desde lo contractual para comprometer las prestaciones. Pero también para:

Caso particular de expectativas radicalmente diferentes, pero también complementarias y no excluyentes, son las de administradores, contadores e ingenieros. Por años hemos observado las serias dificultades comunicacionales entre estos personajes. Siendo ingeniero y luego de un centenar de implementaciones ERP, vengo interactuando con contadores y administradores buscando la mutua comprensión. Intentaré entonces reformular las expectativas habituales de aquellos en forma que mis colegas puedan entender. Y las de mis colegas en un lenguaje más cercano a lo administrativo contable.

El ingeniero espera que:

  1. El sistema avise cuando algo “no cuadra”. Por ejemplo: falta de materiales, de mano de obra disponible, de tiempo de máquina. Imposibilidad de cumplir un plazo de entrega. Desvíos de consumo. Desvíos de calidad o de estándares de fabricación. Activación de proveedores.
  2. Manejo de situaciones hipotéticas (simulaciones). Nos encanta jugar al “qué pasaría si …” Muchas veces ello conduce a muy interesantes mejoras; otras a resultados catastróficos (véase Chernobyl). Necesita entonces del ERP para explorar variantes alternativas antes de elegir un curso de acción concreto.
  3. Quedará relevado de toda la tediosa tarea administrativa y que la remanente minimice la interferencia. Nada irrita más a un ingeniero que tener que parar la línea de producción para realizar un inventario.

Por su parte el contador y administrador esperan que:

  1. El sistema prevenga de que algo no cuadre, tanto en lo formal (desbalance de asientos, por ejemplo) como en lo conceptual, en particular en cuanto al apego a normativa legal y fiscal vigente.
  2. Cada transacción se procese por única vez. El ideal es que en forma transparente al usuario, por ejemplo, una factura de proveedor ajuste las cuentas corrientes, cuentas por pagar, valor de inventarios, etc.
  3. Que la información esté disponible “a un toque de botón”. Que no sea necesario esperar meses después del cierre del ejercicio para obtener un balance.

No pretendemos la anterior como lista cerrada sino solo para ilustrar que:

  1. Las necesidades aparecen como diferentes pero no incompatibles ni excluyentes.
  2. Que puede entenderse aún sin compartir la necesidad del otro
  3. Que necesariamente deben explicitarse las necesidades.

Será ahora tarea del implementador lograr que cada persona / sector plantee explícitamente sus requerimientos particulares y luego darle a cada uno su ‘salida’ específica, tomada de la base de datos común y coherente.

Por Ing. Ernesto P. Bauer,
Fundador y Director General de Flexoft

 

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