Para la transición hacia la factura electrónica, las empresas deben informarse, conocer los requisitos, las opciones de comunicación u opciones de trabajo que ofrece la DIAN y los plazos de implementación. Después de informarse, deben analizar cuáles son las mejores herramientas tecnológicas y soluciones de software que cumplan los requisitos de la DIAN y que mejor se adapten a su modelo de negocio.

Se puede definir la factura electrónica como el cambio del papel tradicional a un documento electrónico que reemplaza todo proceso en físico, pero mantiene todos los componentes impositivos y legales, haciendo uso de la tecnología. Es un documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios, cumpliendo con las condiciones establecidas en relación a la expedición (generación y entrega), recibo, rechazo y conservación.

En el ‘Decreto 2242’ de 2015 y la ‘Resolución 19’ de 2016, se establecen una serie de especificaciones sobre la reglamentación de las condiciones de expedición e interoperabilidad, y las características técnicas del modelo de trabajo para los documentos electrónicos. Cuando la empresa esté obligada a emitir factura electrónica, es indispensable que use tecnologías de intercambio electrónico y digital que garanticen autenticidad e integridad en la información contenida.

Ahora, con el piloto de factura electrónica puesto en marcha, todos los sectores necesitan estar al tanto del reto de la transformación tecnológica en el interior de las empresas.

La DIAN, dentro del modelo propuesto, permite 3 opciones de trabajo.

Tres opciones para emitir factura electrónica

Opción 1

A través de un proveedor tecnológico (tercero), que es la persona natural o jurídica que podrá prestar los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica.

Opción 2

Emitiendo facturas directamente hacia la DIAN a través de un software que permita esta acción directa, sin necesidad de la intervención de un proveedor tecnológico.

Opción 3

En el caso de las PyMEs, emitiendo la factura directamente en el sitio Web dispuesto por la DIAN.

Existen en el mercado soluciones tecnológicas que generan documentos electrónicos directamente a la DIAN, las cuales evitan a las empresas recurrir a productos de terceros, lo que reduce costos de implementación y da respaldo y facilidad al proceso.

La implementación de la factura electrónica traerá grandes beneficios, incrementando la productividad por la mejora en la operación administrativa, mejorando la seguridad y la eficiencia en el intercambio electrónico, optimizando procesos, reduciendo costos administrativos y con un menor impacto ambiental.

Carlos Restrepo,
Director Comercial de Softland Colombia

 
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