Claves de éxito son aquellos conceptos o elementos esenciales que nos aseguran que la implementación (implantación) de un sistema, valga la redundancia, sea exitosa.

En algún sentido, estas claves de éxito pueden variar de una implementación (implantación) a otra según necesidades del negocio. De todos modos, hay determinados puntos que, a nuestro criterio, son esenciales para cualquier implementación (implantación) y que dejarían de ser CLAVES DE ÉXITO convirtiéndose en, lo que hoy denominaremos, “Condiciones Mínimas de Implementación (implantación)”.

Cuando leemos artículos sobre claves de éxito para la implementación (implantación) de sistemas de gestión, nos encontramos con puntos tales como:

  • Inversión en tecnología
  • Revisión de diferentes opciones de mercado
  • Elaborar y seguir un check list de requerimientos mínimos sobre la solución buscada
  • Estandarizar procesos de negocio, para que la solución tecnológica pueda soportarlos
  • Elegir un proveedor con experiencia en la industria
  • Revisar y dimensionar los “gaps” a resolver (personalizaciones)

Pero, tal vez, entre estas “claves de éxito”, se confunden algunos puntos.

Por ejemplo: “Que la dirección de la empresa se encuentre comprometida con el proyecto”: ¿Es esto una clave de éxito, o un requerimiento mínimo, para poder llevar a cabo cualquier proyecto dentro de la organización?
También oímos hablar acerca de que “el proveedor de software sea un aliado del negocio”. Nuevamente, ¿Es esto una clave de éxito, o una mínima que debería cumplir todo proveedor de software para asegurar a su cliente que la herramienta en la cual está invirtiendo será una solución, para al menos, mediano plazo y no sólo el tiempo que existe entre la decisión y la firma del contrato?

La experiencia de campo

Trabajando en proyectos de implementación (implantación), vivenciamos diferentes situaciones respecto a lo esperado del proveedor de software.

Conocimos proveedores que se involucran en el proyecto y en las necesidades del negocio, buscando soluciones que se adaptan al negocio, siendo o no tal vez las mejores, o las mas optimas, pero siempre buscando que el software se transforme para el cliente en una herramienta de gestión y, por qué no, en una herramienta estratégica, al menos, de mediano plazo. Pero existen casos, y no son pocos, que subestiman el cliente o trabajan en el sólo creyendo que el cliente debe adaptarse a la solución que se les brinda, y que sus procesos de negocio deben redefinirse. Tal vez a usted esto le suene raro e imposible, pero esto se vive hoy en más de una implementación (implantación) de software y con más de un proveedor.

Revisando otros aspectos, la herramienta elegida debería ser vista por el responsable de la selección (como por los usuarios finales) como una solución; como una herramienta que permita mejorar y/o hacer más eficientes los procesos, y no en un mero instrumento de digitalización de datos. Es esto una “Clave de éxito”, o en realidad es una “mínima de implementación (implantación)”. Si el software implementado sólo se usa como base de datos y no se utilizan los datos para reportes de gestión, la utilidad es mínima; usarlo pasa a ser un capricho burocrático, y se cargan datos incompletos, y en algunos casos erróneos, pero que al no ser analizados, nadie decide mejorar y la herramienta cae en desuso rápidamente.

Por otro lado, también encontramos al proveedor que nos hace sentir que implementando su herramienta de gestión nos esta haciendo “un favor”, y nuestros cuestionamientos para entender la herramienta o buscar la mejor solución al negocio que maneja la empresa, sea pyme, o gran empresa, es una molestia.

Hoy, contar con información para la toma de decisión, es más que una sofisticación, un factor de éxito, un factor estratégico de negocio, para acelerar y perfeccionar el proceso de decisión. Es por eso que creemos que cada vez más organizaciones, y no sólo las grandes sino también pequeñas y medianas empresas, tienden a automatizar procesos, digitalizar información, estandarizar datos, con un fin: Obtener Información, ya que información no es lo mismo que datos: los datos son los inputs de la información, y es más, la información sin análisis no permite la gestión.

Implementar un sistema debe ser un trabajo en conjunto entre proveedores de software, consultores, y recursos de la organización. Todos y cada una de las partes deben estar involucrados y comprometidos. Y bajo este mismo concepto, debe buscarse en las terceras partes aliados, que consideren al cliente, como un desafío hacia la mejora y el crecimiento.

Un proyecto de implementación (implantación) de sistemas puede ser una gran oportunidad de crecimiento y mejora para la organización. Trabajar con un buen equipo, involucrar a la dirección y a la organización, revisar procesos, analizar diferentes propuestas, no son claves de éxito, sino que son elementos esenciales, para que esta oportunidad sea exitosa y permita obtener los resultados deseados.

Estamos convencidos que no es imposible.

Autor: Laura M.Polonsky – Socia Gerente MIND PROCESS – www.mindprocess.com.ar

 
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