Una solicitud de propuesta o RFP (Request For Proposal) es un documento que describe las necesidades de un proyecto y pide propuestas de soluciones a un grupo de vendedores calificados. Una buena RFP puede ayudar a asegurarse de que tiene buenos oferentes y su proyecto se completó según lo previsto. Este artículo será de ayuda para escribir buenos RFP.

Es un hecho: en la mayoría de las organizaciones, especialmente pequeñas y medianas (PYME) no hay la experiencia ni los recursos necesarios para satisfacer necesidades que involucran adquisiciones técnicas. En tales casos, ¿Cómo decidir qué proveedor externo contratar o con quien asociarse? La respuesta más adecuada a esta pregunta en los últimos años ha sido confeccionar la RFP (Request For Proposal) o solicitud de propuesta. Una RFP es un documento que describe las necesidades de un proyecto en un área en particular y pide propuestas de soluciones, junto con el precio, el tiempo y otros detalles, a vendedores calificados. Cuando están bien elaboradas pueden dar acceso a proveedores y soluciones de alta calidad y asegurar que un proyecto se completa según lo planeado.

¿Cuál es el propósito del proceso de solicitud de propuestas, y cuándo es necesario?

Cualquiera de las siguientes cinco razones sería suficiente para justificar la emisión de una RFP (Request For Proposal), que en conjunto son un caso de gran alcance para prestar suma atención a la redacción de solicitudes de propuestas y la evaluación de las respuestas.

Encontrar el proveedor que mejor se adapte a las necesidades de su organización: Lanzar una amplia convocatoria y dejar que las compañías desconocidas compitan contra las conocidas. Así, aumentará la probabilidad de encontrar el proveedor adecuado para sus necesidades actuales.

Responsabilidad y buena administración: Debido a su carácter abierto, el proceso de solicitar propuestas mediante la RFP (Request For Proposal), fomenta la equidad, la transparencia y la reduce al mínimo la probabilidad de corrupción o favoritismo.

Evaluación de las necesidades: El proceso de escribir una RFP (Request For Proposal) le da la oportunidad de contactar a las principales partes interesadas y reducir la brecha entre las aspiraciones o deseos vagos con los que se inicia un proyecto y lo concreto, es decir, requisitos mensurables que guían hacia un proyecto satisfactorio.

Políticas y regulaciones: Se necesita una RFP cuando las políticas de contratación, las políticas de sus financiadores o regulaciones gubernamentales requieren un proceso transparente y auditable.

Envergadura del proyecto: Cuando la inversión a realizar es significativa o la complejidad de la tarea a realizar es de magnitud, conviene escribir una RFP para realizar una convocatoria equitativa y una evaluación de propuestas criteriosa.

Software ERP Libro - EvaluandoSoftware

Solicitud de cotización o RFQ (Request for Quotation)

Como en otros órdenes de la vida, usar el sentido común es un buen punto de partida para decidir el uso de una FRP. Por ejemplo, la emisión de un documento para la compra de lápices y otros suministros de oficina es innecesario. Las RFP se emiten con más frecuencia para los productos y servicios complejos, altamente personalizados. Un ejemplo de este tipo es un rediseño página web en la que el proyecto que cuenta con numerosos requisitos e implica varios tipos de conocimientos .

Para los productos y servicios más simples, las organizaciones distribuyen una Solicitud de Cotizaciones (RFQ). Se trata de una petición de oferta que es más corta y que requiere menos mano de obra que una RFP. Por ejemplo, el desarrollo de un pequeño widget para tu sitio web que le permite integrarse con otro sistema, como un sistema de gestión de los donantes o la base de datos de un CRM (Customer Relationship Management), es un proyecto bastante pequeño, con un alcance bien definido . Usted y sus colegas pueden ser capaces de estimar con precisión el número de horas requeridas en base a la experiencia pasada.

Solicitud de Información o RFI (Request for information)

Una solicitud de información RFI (Request For Information) es una propuesta solicitada a un vendedor, potencial proveedor para determinar qué productos y servicios están potencialmente disponibles en el mercado para satisfacer las necesidades de un comprador y conocer la capacidad de un vendedor en términos de oferta y fortalezas. Las RFI son de uso común en las principales adquisiciones, cuando este requisito podría potencialmente ser satisfechas a través de varios medios alternativos. Una RFI, sin embargo, no es una invitación a presentar ofertas, no es vinculante para el comprador o el vendedor, y puede o no conducir a una RFP o RFQ.

Qué no debe faltar en una RFP

  • Especificaciones de producto o servicio requerido, con el mayor detalle posible.
  • Información que se requiere del oferente. Por ejemplo: precio, personas que liderarán el proyecto, responsabilidades, cronograma, antecedentes.
  • Criterios para selección o descalificación de los proveedores.
  • Fechas claves. Por ejemplo, apertura/ cierre del proceso, visitas a instalaciones, demostraciones, reuniones.
  • Requerimientos de confidencialidad.
  • Modelo de contrato con el que se efectuará la contratación.

Contamos con un “Kit de herramientas para el proceso de evaluación y selección de software ERP” haga clic aquí. Lo puede descargar gratuitamente.

¿Cuáles son los pasos básicos en el proceso de solicitud de propuesta?

Los pasos del proceso de solicitud de propuestas pueden variar, pero se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Establecer los límites del proyecto
Antes de empezar a escribir su RFP, consulte a la dirección de la organización y otras partes interesadas acerca de las principales limitaciones del proyecto. Por ejemplo, ¿Cuál es el presupuesto total aprobado para el proyecto? ¿Hay plazos que no pueden ser corridos o fechas que no deben ser pospuestas? ¿Existen ciertas características del proyecto o requisitos técnicos que sus colegas y supervisores han declarado no negociables?

2. Identificar las partes interesadas
Escribir una RFP y evaluar las respuestas implica bastante trabajo, el conocimiento de su organización, y una cierta comprensión de los vendedores y consultores. Para cada proyecto que requiere una RFP, asignar a una persona para dirigir el proceso y un pequeño grupo de colaboradores.

3. Hablar con las partes interesadas y definir sus necesidades de proyectos.

4. Escribir la RFP

5. Diseñar los criterios de calificación
Puesto que usted acaba de terminar de tomar el pulso a sus colegas con respecto a este proyecto, también es un momento ideal para redactar sus criterios de puntuación. A menudo, estos criterios están ponderados para reflejar sus prioridades. Por ejemplo, es posible clasificar las respuestas en una escala de 1 a 10 para cada criterio. En los proyectos de implementación de software, suele dividirse el proyecto en 4 evaluaciones:
– Evaluación funcional.
Evaluación tecnológica.
– Evaluación de la empresa proveedora.
– Evaluación económica.

6. Distribuir la RFP
Todo su trabajo será en vano si los posibles proveedores no ven la RFP. Dónde colocar o publicar su solicitud de propuesta depende de los tipos de proveedores que desea alcanzar. Si prefiere trabajar con empresas locales, o con internacionales. Las bases de datos de RFP son un recurso gratuito en línea abierta a organizaciones de todo tipo que buscan dar a conocer sus necesidades del proyecto. También es muy útil el Directorio de proveedores de EvaluandoSoftware.com que cuenta con más de 300 productos de software registrados.

7. Revisar las respuestas
Realizar una lectura inicial de las respuestas, prestando especial atención a la propuesta de solución que, generalmente, se encuentra en una sección llamada la Servicios o implementación.

8. Investigar las tecnologías que sean necesarias
Cuando un vendedor sugiere una solución que no ha visto antes, no se apresure a descartarla. Haga su propia investigación, como la tecnología innovadora podría ser una mejor opción que las herramientas con las que usted está más familiarizado. Por ejemplo, si ha distribuido una RFP para un rediseño del sitio web y la respuesta de un proveedor recomienda un sistema de gestión de contenidos, la solución puede adaptarse a sus necesidades bastante bien y proporcionar características adicionales que usted no había considerado.

9. Verificar antecedentes de los proveedores
Hay varias maneras de recopilar información sobre los proveedores. El Directorio de proveedores de EvaluandoSoftware.com es un punto de partida. También, considere pedir referencias de los propios encuestados RFP o pida ver ejemplos de su trabajo. En lo posible, estas referencias y muestras deben estar relacionados con los proyectos similares al que está llevando adelante en términos de tamaño, el presupuesto y mercado. Una vez que haya reducido la lista de los que respondieron es útil para organizar las reuniones en persona con los pre seleccionados.

10. Puntuar las respuestas de los proveedores
Como se mencionó anteriormente, la creación de criterios de puntuación al redactar su solicitud de propuesta le ahorrará tiempo en el largo plazo. Al analizar los requisitos del proyecto, pida a sus colegas qué características y requisitos deben recibir la máxima prioridad y utilizarán esta información para elaborar una lista de los criterios de puntuación. A continuación, asigne un valor de 1 a 10 a la respuesta de cada proveedor y ajuste esos resultados en función del peso o importancia que les has dado. Por ejemplo, si usted califica a la experiencia de un proveedor de SQL Server como un 7 en una escala de 1 a 10 y estableció en los criterios una ponderación del 30 por ciento, debe otorgar este vendedor 21 puntos.

11. Negociar condiciones y firmar el contrato
La selección de un proveedor no significa que usted tiene un acuerdo vinculante. La respuesta a la RFP es una propuesta, y usted puede aceptarlo como está o utilizarla como punto de partida para refinar los detalles durante las conversaciones de seguimiento con el vendedor. Al llegar a un acuerdo sobre los detalles relativos a los plazos y los entregables del proyecto, asegúrese de documentarlos e incluirlos en el contrato. Estos detalles son a menudo incluidas en un anexo al contrato.

Por la División Consultoría de Evaluando Software

 
Share This
Suscríbase a nuestras novedades

Suscríbase a nuestras novedades

¿está interesado en nuestros contenidos de ERP? Suscríbase para nuestros newsletter y no deje de estar informado.

¡Listo, ya está suscripto!