Cuando se implementa un Sistema ERP, indefectiblemente se afectará a todas las áreas de la Empresa, desde Administración de Ventas hasta Expedición, pasando por Compras, Producción, Recursos Humanos y Marketing. Su personal ¿Está preparado para operar con una herramienta moderna y de alto nivel de productividad?
La capacitación puede ser la clave para que la experiencia no sea traumática.

Generalmente la decisión de adquisición de software ERP se toma en los niveles más altos de la empresa, en particular cuando se trata de Pymes. Como consecuencia de esto, a la hora del éxito de la implementación nos encontraremos con usuarios desorientados, a menudo atemorizados, que no saben en qué medida este nuevo elemento, llamado Sistema ERP, cambiará su vida diaria. ¡Y es seguro que lo hará!
No importa si la migración es de un ERP a otro más poderoso, o si se proviene de una suma de planillas Excel apoyadas por un sistema DOS que hizo un “muchacho que sabe” más una base de datos Access que hizo un empleado que “tiene ciertas nociones de computación”
Aún en esta circunstancia, donde, seguramente, el ERP superará en funcionalidad lo que la Empresa tenía, el usuario sentirá nostalgia por lo que “USABA ANTES” y “AHORA” no, por lo que “ANTES” hacía con un ENTER y ahora le lleva cuatro clicks y eso es mucho más trabajo. Por supuesto que este empleado bien intencionado o no, no ve la totalidad de la reingeniería de procesos administrativos que conlleva el éxito de la implementación del ERP, la seguridad que trae consigo, la integridad de los datos, la posibilidades de crecimiento, etc.
Una capacitación intensiva en el uso del ERP adquirido colaborará para que el usuario se involucre emocional e intelectualmente con el éxito de la implementación y se comprometa con el proyecto.
En mi experiencia de más de 25 años implementando ERP, pude detectar que, en muchas ocasiones, la capacitación excede el uso en sí del ERP y se remonta a cuestiones tan básicas sobre cómo se debe imputar un pago o qué es el Debe y qué es el Haber. Esta situación habla de un usuario que repite mecánicamente sus operaciones sin detenerse a pensar cuál es el mejor camino. Un buen Sistema ERP viene a resolver esta situación, evitando los errores que el usuario comete, pero si además lo capacitamos para que entienda lo que está haciendo, podrá sacar mucho más provecho de la herramienta que la empresa se esfuerza en adquirir.
Por esta razón, es muy importante que, ante la adquisición de un Sistema ERP, los niveles de dirección y gerencia, que toman la decisión, pongan en conocimiento del cambio a los niveles medios y bajos y les expliquen qué es lo que se espera de ellos en este proceso, poniendo el acento, que esta es la herramienta que la empresa eligió y que dejando en claro que esa decisión será sostenida contra la resistencia al cambio que, seguramente, surgirá.
En el mundo de la informática es muy común ver la colaboración como método de trabajo. Llevar esto a la empresa mediante el ERP, hacer que el usuario se identifique con su tarea, que se sienta seguro, que sepa que tiene el apoyo de la empresa proveedora del sistema, que es escuchado (aunque no siempre sugiera algo útil) , necesariamente va a contribuir con un éxito de la implementación menos accidentada.
Desde éstas páginas, y basado en la experiencia mencionada, aconsejo que la capacitación y la consultoría previa a la puesta en marcha del ERP, sea un ítem a tener en cuenta en la compra del sistema como un factor determinante. De esa manera podremos evitar la resistencia de los usuarios y llevar adelante el proyecto con mayor eficiencia.

Por Sergio Broutvaien – CEO de Maer Software -www.maersoft.com.ar

 
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