¿Qué Software es apto para su empresa?

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La disparidad en la funcionalidad entre los diferentes paquetes de SCM (Supply Chain Management) hace que las decisiones de compra a favor de un software sean más complicadas. Algunos sistemas se concentran en la inteligencia de negocios, otros se centran en el control de inventario o la gestión del transporte, y hay suites completas de software que hacen todo lo anterior y mucho más. Este artículo es una guía para identificar las características asociadas con los sistemas de gestión de la cadena de suministro y una ayuda para el proceso de selección. Este artículo cubrirá los siguientes aspectos:

  • ¿Qué es el software SCM?
  • SCM aplicaciones Categorías.
  • ¿Qué tipo de comprador es usted? Tendencias que usted debe entender.
  • Beneficios y problemas potenciales.

¿Qué es el software SCM?

La Gestión de la cadena de suministro (SCM – Supply Chain Management) es el término utilizado para describir el conjunto de procesos de producción y logística cuyo objetivo final es la entrega de un producto a un cliente. Esto quiere decir, que la cadena de suministro incluye las actividades asociadas desde la obtención de materiales para la transformación del producto, hasta su colocación en el mercado. Está integrada por todos y cada uno de los elementos que colaboran en crear valor agregado al producto o servicio que la empresa comercializa. Típicamente está formada, según aplique, por los diferentes proveedores, plantas productivas, centros de distribución, redes de transporte, y clientes de la empresa.

La Gestión de la cadena de suministro o SCM (Supply Chain Management) comprende 4 procesos claves:

  1. Planeamiento entre la demanda y la oferta para abastecer al consumidor.
  2. Abastecimiento mediante planes y alianzas con proveedores para lograr mínimos costos de entrega.
  3. Manufactura con máxima flexibilidad y velocidad a bajos costos para responder al mercado.
  4. Entrega mediante movimiento eficiente de productos desde los almacenes a los clientes.

El software de gestión de la cadena de suministro o SCM (Supply Chain Management) se refiere a la gama de herramientas informáticas que están diseñadas para controlar los procesos de negocio, realizar las operaciones y gestionar las relaciones con los proveedores. Mientras que la funcionalidad de estos sistemas varía enormemente, hay características comunes incluyen el cumplimiento de órdenes de compra, transporte, inventario y gestión de almacenes, y el proveedor de abastecimiento.

Muchos programas de gestión de la cadena de suministro SCM (Supply Chain Management) incluyen previsiones, lo que ayuda a las empresas gestionar las fluctuaciones de la oferta y la demanda por el uso de algoritmos complejos y análisis para evaluar el consumo de las historias del comprador. Este software puede ser una herramienta invaluable en la maximización de la eficiencia de producción y la planificación para el futuro.

Diferencia entre logística y SCM (Supply Chain Management)

La logística implica la gestión de los productos físicos y los servicios, el flujo financiero y la información derivados desde el punto de origen al de consumo mientras que la SCM (Supply Chain Management) conlleva además la gestión los procesos clave de negocio desde el proveedor al cliente. El Council of Logistics Management (1998) reafirma esta proposición al definir la logística como “la parte integrante del SCM que planifica, implementa y controla el eficiente flujo y almacenamiento de materias primas, productos semiterminados, productos terminados y la información relativa desde el punto de origen al de consumo con el propósito de ajustarse a las necesidades de los clientes”.

En consecuencia, por SCM se entiende “la coordinación sistemática y estratégica de las funciones tradicionales de negocio dentro de una empresa en particular y a lo largo de todas las implicadas en la cadena de aprovisionamiento, con el propósito de mejorar el rendimiento a largo plazo tanto de cada unidad de negocio como de la cadena en global”.

Categorías de aplicaciones de gestión de la cadena de suministro (Supply Chain Management)

Planeamiento de la Cadena de Suministro
Se utiliza para pronosticar la demanda del cliente y ajustar la velocidad y el flujo de la producción de acuerdo al pronóstico. La simulación de las estimaciones de la demanda se ejecuta utilizando los datos históricos de tendencias y las promociones previstas para determinar cómo los cambios de comportamientos del mercado afectarán los requerimientos de inventario en el futuro.

Planeamiento de la Demanda
El software de planeamiento de la demanda mejora la precisión de los pronósticos de la demanda potencial reduciendo la dispersión los datos y disponibilizando los datos para que encuentren en tiempo real. La previsión multi-dimensional permite a los usuarios ver la información a través de una variedad de diferentes filtros – por el mercado, el tiempo o el cliente – y ejecutar una serie de simulaciones del tipo “qué pasaría si” para proyectar la demanda futura.

Gestión de Inventario del vendedor
El sistema de Gestión de Inventario, conocido como Vendor Managed Inventory (VMI) brinda a los proveedores la capacidad de controlar y reponer el inventario del comprador. Las variadas opciones de comunicación, tales como XML, portales web y correo electrónico, ayuda a los socios de negocios a aumentar la visibilidad. Los compradores pueden automatizar los informes de los inventarios a medida que se venden los productos y los proveedores pueden responder con nuevas notificaciones de envío y facturas.

Gestión de proveedores
Los compradores utilizan las soluciones de gestión de relaciones con los proveedores (SRM – Supplier Relationship Management) para monitorear el desempeño de sus proveedores. Los usuarios pueden evaluar el riesgo del proveedor a través de categorías de riesgo definidas por el usuario. Para el análisis de rendimiento se utilizan indicadores de rendimiento clave (KPI) y pistas de auditoría para controlar y medir el desempeño de los proveedores. El software también ayuda a los usuarios a realizar un seguimiento del cumplimiento de sus proveedores de acuerdo a la reglamentación vigente.

Contrataciones
El software de contratación confecciona y entrega las órdenes de compra y mantiene actualizado el aspecto financiero de las relaciones cliente / proveedor. Los términos y condiciones de la compra se distribuyen electrónicamente para su aprobación inmediata en los niveles que corresponda de acuerdo a las reglas de negocio definidas por el usuario. La operación y sus costos quedan registrados y almacenados para futuros ciclos de compras.

Aprovisionamiento
El software de aprovisionamiento de compras es utilizado antes del proceso de contratación para establecer metas de reducción de costos, de acuerdo al volumen de compras más conveniente, y para una preselección de los posibles proveedores. El sistema realiza un análisis de precios de los proveedores y, luego de comparar, descarta a aquellos cuyos precios están por encima del gasto actual de la empresa para ese insumo. Los compradores pueden enviar las solicitudes electrónicas para pedir cotizaciones a los potenciales proveedores y recopilar datos para hacer compras con información certera.

Gestión de almacenes WMS – Warehouse Management
Se trata de sistema de seguimiento y control de los movimientos de materiales dentro del almacén. Los eventos de envío y recepción se controlan con notificaciones de envío avanzadas.

  • La selección y la entrada en stock se hace mediante herramientas como el identificador de captura automática de datos (AIDC) y de identificación por radio frecuencia (RFID). El software WMS también ayuda con el diseño de la infraestructura necesaria del almacén.
  • Otro punto a tener en cuenta es la tercerización de servicios de logística a terceros, como por ejemplo transporte, frigorífico u otras. Cuando esto sucede el software debe manejar con eficiencia las órdenes y todo el ciclo administrativo y de control.

Gestión de Transporte TMS (Transportation Management System)
El software de TMS – Transportation Management System, realiza el seguimiento de materiales desde y hacia el almacén. La funcionalidad del Software de TMS puede sugerir las modalidades de entrega más eficiente (aire, tierra, mar) y gestionar múltiples variaciones de entrega, como las flotas de vehículos heterogéneas y las divisiones de la carga debido a las limitaciones de peso o volumen. Las entregas se controlarán mediante alguna red satelital, por ejemplo Satcomm y otros dispositivos de comunicación.

Cumplimiento de la orden de pedido
La funcionalidad de este módulo ayuda a los responsables de la cadena de suministros a disminuir los tiempos de entrega de los pedidos, lo que resulta en mejor aseguramiento del flujo de caja. El sistema puede determinar si es mejor la fabricación a pedido (BTO – Built to order) o un desarrollo de ingeniería (ETO – Engineer-to-order) es la mejor solución para cada producto. Después de finalizar el pedido, el software hace un seguimiento de las órdenes pendientes de pago a través de procesos de reconocimiento de ingresos.

Documentos complementarios
Cómo evaluar un proveedor de software de SCM
10 pasos para elegir un software de SCM

¿Qué tipo de comprador es usted?

Proveedor de logística
Las empresas que gestionan las órdenes, almacenamiento y transporte de suministros para otros necesitan una solución robusta que puede manejar los datos y procesos para las diferentes compañías que son sus clientes. Estas herramientas incluyen el seguimiento de lotes, perfiles de clientes, gestión de la oferta y cumplimiento de la orden.

Fabricante
El software de fabricación debe ser capaz de rastrear proveedores, costos y clientes. Aquí es donde características como la colaboración, la planificación de la demanda y el abastecimiento estratégico son los más susceptibles de ser utilizados.

Distribuidor
Los distribuidores conectan a los fabricantes, a los minoristas y los consumidores. Los distribuidores deben realizar un seguimiento de los productos y las condiciones para múltiples proveedores y clientes, disponen de un inventario robusto y capacidades de transporte con el fin de garantizar que los productos lleguen a la persona correcta en el momento adecuado.

Minorista
Si este tipo de comprador es una tienda física “de ladrillos” debe considerar soluciones específicas para retail. En cambio si se trata de una empresa que vende por teléfono y por Internet, necesitarán soluciones de almacenamiento y transporte, control de inventarios, y los módulos estratégicos / de planificación, posiblemente, en particular para los minoristas más grandes que están basados en el volumen.

Tendencias de la industria del Supply Chain Management

Respeto por el medio ambiente
Con la conciencia del medio ambiente que los consumidores están desarrollando, al momento de la compra de productos, no se deja de lado la evaluación de la logística que coloca a la mercadería en el punto de venta.

Esta tendencia es más notable en la industria alimenticia, donde las tiendas de comestibles y restaurantes de algunos países, están empezando a trabajar con marcas de productos con denominación “de origen local.”

La elección del transporte o la eliminación del mismo, es una medida para disminuir la huella de carbono. Unos pocos productos de software tienen la capacidad para identificar a los proveedores en función de la proximidad o de otros factores ecológicos.

El software como servicio (SaaS)
El software de SCM se puede instalar en la propia empresa o usar como servicio por la WEB. En el primer caso se denomina “on premise” y en el segundo SaaS (Software as a Service). Una tercer posibilidad es la de licenciar el producto, pero instalarlo o alojarlo en un centro de Datos (Data Center Hosting)

Las 3 opciones tienen ventajas y desventajas, así que es importante tener en cuenta que la más adecuado depende de las características de su empresa, necesidades y disponibilidad de recursos.

Por ejemplo, el software basado en WEB tiene menores costos iniciales y reduce la necesidad de personal de sistemas o de tecnología dedicado, debido a que el proveedor proporciona todo el apoyo. Sin embargo, si su empresa está ubicada en un lugar con ancho de banda escaso, puede no ser la mejor opción. Además, si usted necesita un sistema muy flexible para las personalizaciones complejas, la opción de Software como Servicio (SaaS) puede no ser la que más le convenga.

En tanto, la modalidad “on premise”, en las instalación del software en dependencias de la empresa, por lo general, hay inversiones iniciales altas y pueden requerir de personal de sistemas para gestionar el mantenimiento y actualizaciones.

Las compras en línea
Durante la última década, las ventas en línea se han disparado, y con ellos la necesidad de un control efectivo de almacenamiento, inventario y transporte. Con mayor asiduidad, los proveedores toman el producto desde la fabricación y no desde un almacén, pero lo entregan a un depósito donde se almacena y finalmente se envía directamente al consumidor. Asegurar una vía efectiva de control de inventario es absolutamente fundamental en todo este proceso.

Mejorar la inteligencia de negocios
Más y más empresas desean conocer el flujo de gastos de su negocio, por lo que la sofisticación del planeamiento, la planificación de la demanda y las capacidades de abastecimiento crecerán en un esfuerzo por satisfacer la necesidad de ese conocimiento.

El aumento costos laborales
Las empresas que utilizan software de SCM para rastrear su inventario están ahora dirigiendo su atención hacia la optimización del trabajo y la capacidad de gestionar cada trabajador de manera más eficiente. Estos sistemas pueden crear una lista de tareas para un trabajador de manera que pueda realizar múltiples tipos de trabajos en un solo viaje o con la menor cantidad de movimientos posibles.

Beneficios y problemas potenciales

Los beneficios del software de SCM son considerables. Entre ellos caben destacar:

Aumento de la eficiencia: En primer lugar, el software de SCM está diseñado para mejorar la eficiencia de la operación, desde el ingreso al inventario y el almacenamiento hasta la distribución y el transporte. Al hacer que los procesos electrónicos sean automatizados, el tiempo dedicado a estas tareas se reduce considerablemente, lo que le permite enviar mayor cantidad de productos más rápido.

Reducción de los costes: La eficacia resultante reduce los costos laborales. Además, muchas de las características de inteligencia están diseñados específicamente para identificar y eliminar los costos residuales. Por ejemplo, donde los productos pueden ser adquiridos a precios más bajos, la forma de combinar el envío para reducir los costos de transporte, o donde reducir el inventario para maximizar la capacidad de almacenamiento.

Análisis de tendencias y de inteligencia de negocios: el uso de herramientas de inteligencia, además de ayudar a controlar los costos, puede ayudar a mejorar los ingresos mediante la identificación de productos muy eficientes, y guiar al usuario hacia la satisfacción de la demanda del mercado.

Si bien en este artículo no se colocan precios de estas soluciones de SCM, por lo general la correcta aplicación dará lugar a un retorno de la inversión calculable dentro del año de puesta en producción.

Por la División Consultoría de Evaluando Software

 

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