Para comprender la magnitud de la importancia de la Auditoría del ERP: 5 aspectos esenciales, es fundamental saber qué involucran estos sistemas para la organización. Los Sistemas ERP involucran cinco aspectos esenciales: el protocolo, los procedimientos, la información para la toma de decisión y el control, la asistencia a tareas repetitivas y las restricciones.

Protocolo: La estructura de las organizaciones involucra dos requerimientos fundamentales: la división del trabajo en distintas tareas y el logro de la coordinación entre estas. Para que la coordinación entre dos personas o más, o entre sectores de una misma organización, o de distintas organizaciones se produzca, siempre será necesaria la transmisión de información entre ellas. El software ERP es el encargado de que esta transmisión se logre. Para que se logre con éxito, será necesario el establecimiento de un conjunto de reglas que regulen esta transmisión. Por ejemplo: ¿En qué momento se emitirá la señal? ¿Qué duración tendrá? ¿Quiénes deberán recibirla? ¿Cuáles son los valores probables? ¿Cómo se confirma la efectiva recepción?, etcétera. Más concretamente, se puede mencionar un ejemplo: cuando ingresa materia prima a una planta industrial, se debe dar aviso a los sectores de almacén, pagos y compras sobre el producto que ingresó, informando qué proveedor lo trajo, qué cantidad, el estado en el que se encuentra la mercadería ingresada, la fecha de vencimiento de las partidas, etcétera. Los datos deben responder a ciertas características, como que el código del proveedor tenga 10 dígitos numéricos, que el código del producto sea alfanumérico de 40 caracteres, que la cantidad sea informada con el respectivo código de unidad de medida, que los valores posibles del código de unidad de medida estén dentro de una lista de valores posibles, etcétera.

A este conjunto de reglas que permite que la comunicación sea efectiva, se lo considera, en definitiva, un protocolo (Ver figura 1).

Procedimiento: Cuando las organizaciones sobrepasan su estado más simple (de un puñado de personas), deben recurrir a mecanismos de estandarización para coordinar las actividades de las personas o de los sectores. Por ejemplo: una orden de compra a un proveedor debe estar antecedida por una cotización y por una solicitud del sector que requirió la compra. Nuevamente, el Sistema ERP deberá contener una determinada programación de actividades para que los sectores logren la coordinación. A esta coordinación suele llamársela procedimiento (Ver figura 2).

Información Para La Toma De Decisiones: Los Sistemas ERP también son responsables de almacenar y elaborar la información para la toma de decisiones y el control de las organizaciones

Asistencia A Tareas: Auditoría del ERP debe ayudar a resolver las operaciones normales y rutinarias de la compañía.

Restricciones: Para que la organización se desempeñe correctamente, debe someterse a un conjunto de reglas que rigen los negocios y que operan a modo de restricciones. Algunas de estas restricciones pueden ser externas a la organización y otras, generadas por la misma organización. Por ejemplo: como restricción externa se puede mencionar la carga impositiva sobre las ventas; y como restricción interna, que un empleado no puede ser a su vez proveedor de la compañía. Para lograr que estas restricciones sean efectivamente cumplidas por todos los miembros de la organización y evitar su incumplimiento involuntario o voluntario, se introducen estas reglas dentro de los Sistemas ERP, Auditoría del ERP. Así es como, por ejemplo, cuando se sobrepasa un determinado monto de crédito a un determinado cliente (superación del límite de crédito), el software impide la generación de una venta a ese cliente.

auditoría de los sistemas de gestión

Resumiendo lo expuesto, se puede afirmar que la Auditoría del ERP deberá dar cabida a un determinado protocolo de la información, a un conjunto de procedimientos inherentes al negocio específico, a la realización de tareas rutinarias y a un conjunto de restricciones internas y externas que regulen el negocio; así como tener la capacidad de producir la información necesaria para la toma de decisiones y el control. Por lo tanto, desde un punto de vista del negocio, un Sistema ERP se puede ver como la solución a un problema empresarial. Desde una óptica empresarial, es la diferencia entre lo que la empresa es y lo que la empresa desea ser para dar respuesta a los retos que el ambiente en el que se desarrolla le propone. En definitiva, el ERP es el que permitirá en gran medida el logro de los objetivos empresariales.

Por lo expuesto, la Auditoría del ERP involucra obtener evidencias para determinar si el protocolo, los procedimientos, la base de información, la asistencia a las tareas y las restricciones están enfocados a salvaguardar el activo empresarial, llevar a cabo eficazmente los fines de la organización y utilizar eficientemente los recursos.

En la figura 3, se puede observar el ciclo de vida de un ERP. El ciclo de vida está compuesto de las siguientes etapas: selección, diseño, puesta en marcha y seguimiento.

La etapa de selección surge cuando la organización por algún motivo cree que el actual Sistema ERP o el conjunto de los inconexos sistemas heredados de la organización ya no son útiles para cumplir con la misión de la organización o, simplemente, garantizar la continuidad del negocio en el largo plazo. Lo que significa que la etapa de selección no es un conjunto de tareas de generación espontánea o un proceso no relevante. Es muy importante entender esta distinción, pues siempre que se ingresa a las actividades de selección de una Auditoría del ERP, ya existe un conjunto de ideas dentro de la organización que funcionaron a modo de disparadores de este estadio.

Luego se pasa a la etapa de diseño, cuyo objetivo es proyectar un modelo de la organización que funcione con el nuevo sistema. De aquí puede surgir que se diseñe un modelo acorde a las necesidades de la organización o bien que se observe la imposibilidad de utilizar el sistema como lo requiere el negocio. Si esto último sucediera, se produciría un recicle sobre el proceso de selección. Desde luego que esto también implica aceptar la posibilidad de que, terminada la etapa de selección de un nuevo Sistema ERP y antes de ser implementado, se descarte su uso. Pese a todos los recaudos que se puedan contemplar, ninguna organización quedará exenta de la posibilidad de que se tome una mala decisión. Aunque son muy pocos los casos en los cuales se haya descartado un sistema recién seleccionado, son muchos en los que se toma una mala decisión, pero se oculta.

Luego, si el modelo es aceptado, se continúa con la etapa de puesta en marcha y, por último, con la etapa de seguimiento, que dará origen a una realimentación sobre la etapa de diseño.

Por Fernando J. Martini
fernandojmartini@fibertel.com.ar

 
Share This
Suscríbase a nuestras novedades

Suscríbase a nuestras novedades

¿está interesado en nuestros contenidos de ERP? Suscríbase para nuestros newsletter y no deje de estar informado.

¡Listo, ya está suscripto!