El área financiera es una de las más importantes de una empresa. Es responsable de administrar, cuidar y garantizar la salud financiera del negocio, identificando a tiempo, eventuales riesgos en el flujo de caja que puedan impactar en la atención de los compromisos que todas organizaciones deben cumplir. Además de eso, es responsable de proporcionar informaciones necesarias a las áreas de planeación y gestión para que estas puedan tomar mejores decisiones.

“El ojo del amo engorda el ganado”. Ese es un dicho popular que muchas veces es usado para referirse al área financiera de una empresa, pues muchos dueños de negocios piensan que tienen que estar al frente del área, ó tener a un hijo o persona de confianza en la misma. El dicho correcto debería ser: “el control del amo engorda el ganado”. No es suficiente estar presente, visualizando el flujo de caja y los bancos, es necesario tener total y completo control sobre ello.

Pero, ¿cómo tenerlo?

Hoy en día la cantidad de información que tenemos que administrar es enorme. Ya se fue el tiempo en el que todo se podía controlar en una hoja de cálculo, sin gran sofisticación. Ahora, con toda la tecnología que es necesaria para hacer funcionar un negocio, también debemos modernizar el área financiera.

La primera recomendación es la utilización de softwares de gestión empresarial, los ERPs (Enterprise Resource Planning), además de permitir controlar otras áreas de la empresa, permitirán implementar herramientas para administrar el universo financiero de la misma. Mi sugerencia es, inicialmente, implementar soluciones de negocio básicas, aquellas que permiten tener el control del negocio. Ellas son:

Control presupuestario

Este es uno de los procesos más complejos de implementar, ya que exige, además de una buena herramienta sistémica, mucha disciplina en la gestión de la empresa. Por eso hay que definir los límites de gastos por centros de costo/áreas y seguirlos, así como evitar las excepciones.

Flujo de caja y bancos

Permitirá tener la visión de la situación real presente y futura de los ingresos de la empresa. Una buena herramienta tiene que permitir realizar proyecciones de caja, basada en los ingresos y gastos ya presupuestados y previstos.

Cuentas por pagar y cobrar

Para que la empresa pueda comprar, producir y vender, es necesario garantizar el correcto pago a proveedores y la cobranza de clientes.

Control de aprobaciones de gastos y costos

Es importante que la herramienta permita que a través de workflows (notificación automática) se realice la aprobación de los gastos, por los dueños de los centros de costos / áreas.

Contabilidad electrónica

Además de atender a una exigencia legal/fiscal, los datos finales que van a la contabilidad deben también ser usados para evaluar la situación real de la empresa. Una buena herramienta ERP debe permitir extraer visiones de resultados con base en los datos generados en la contabilidad integrada.

Conclusión

Con estas cinco soluciones de negocio implementadas, seguramente tendrá control completo del área financiera de su negocio, ya que con la información generada a partir de estos controles, podrá tomar decisiones más acertadas, basadas en datos reales y dinámicos. De esta forma, los beneficios que obtendrá son:

  1. Información integrada
  2. Automatización fiscal y contable
  3. Información en tiempo real
  4. Estandarización de procesos
  5. Control de inventario y compras
  6. Control de Producción
  7. Control y seguimiento de Proyectos
  8. Reducción de costos

Así, una vez implementado un ERP, el siguiente paso será la instalación de herramientas de extracción de datos, como BI (Inteligencia de Negocios) o gestión de proceso de negocios, una plataforma de productividad y colaboración, por ejemplo.

Por Sergio Morilo,
Controller TOTVS para América Latina

 
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