“Nuestro software se encuentra pre configurado con las mejores prácticas de la industria y por lo tanto puede implementarse en muy poco tiempo “, dice el representante de ventas de de una empresa productora de ERP”. “Nuestro software ERP se encuentra alojado en la nube, lo que significa que usted no necesita pasar tiempo la definición de procesos de negocio o flujos de trabajo. Mejor aún, no se preocupe acerca de sus procesos de negocio – nuestro software le dirá cómo hacer funcionar su negocio, lo que significa que usted puede implementarlo de forma rápida “¿O qué tal esto:” Algunos de nuestros clientes han implementado nuestro software en menos de 90. día.

¿Estas muletillas y argumentos de ventas le recuerdan lo que escuchó durante su proceso de evaluación y selección de ERP? Por desgracia, son frases muy frecuentes que escuchamos decir a los lectores de Evaluando que se se encuentran en proceso de evaluación de sus soluciones de software ERP.

Sin embargo, y como hemos descubierto a través de varios relevamientos, una de las causas más comunes de insatisfacción, son las expectativas sobre el plazo de implementación del ERP mal alineados al  inicio del proyecto. Cuando el equipo ejecutivo tiene expectativas poco realistas, a menudo actúa como la primera ficha de dominó que cae durante una secuencia lenta, con eventos que conducen al fracaso.

El caso de una empresa multinacional con 20 sitios

Observemos el caso de una demanda ERP reciente, donde el asesor legal de una de las partes en el caso contrató una consultora independiente para servir como testigo experto. En este caso particular el cliente, una organización con billetera muy grande,  contrató un proyecto que incluye licencias de software ERP y una puesta en marcha en más de 20 sitios diferentes. El contratante fue informado por su proveedor ERP y por el integrador a cargo de la implementación del ERP que, mediante el uso de pre-configuraciones típicas de la industria, podrían implementar el proceso de ventas (desde el pedido a la cobranza) y el de compras en 18 meses.

Nota al margen: sin saber nada acerca de la empresa, conociendo solo lo que escribí anteriormente, puedo decir que el plazo de 18 meses es muy agresivo, poco probable y lleno de riesgos. Pero el cliente quería escuchar algo así. De manera que el implementador y el proveedor de software ERP, dijeron lo que el cliente quería escuchar sobre la implementación del ERP.

Cuándo se puso en marcha el proyecto, la organización contratante y el integrador de sistemas, encontraron rápidamente que el 100 % de las necesidades de negocio se abordaron con la solución tal como sale de la caja (off-the-shelf). De hecho, se encontraron con dos cuestiones a resolver:

  1. La mayoría de los procesos de negocio y las necesidades del cliente requerían la  re-configuración de la pre-configuración.
  2. El propio sistema también requería personalización.

Las expectativas de implementación del ERP cambiaron

Ninguna de las dos actividades fueron contabilizadas en el plan de proyecto original. Así que a menos de un mes o dos en el proyecto, ya era muy tarde para evitar las decepciones de un proyecto fallido.

Pero, además de las cuestiones “técnicas”, el integrador de sistemas no previó lo importante que eran las necesidades de gestión de cambios organizacionales. En efecto, se trataba de una implantación multi-sitio, con una organización multinacional con operaciones, culturas y procesos de negocio diferentes, por lo que la gestión del cambio organizacional habría sido esencial para el éxito del proyecto. Sin embargo, el integrador de sistemas simplemente planeó, durante la formación, la entrega de unos boletines para los empleados y algunos usuarios finales, con  unas pocas semanas antes de cada entrada en funcionamiento. Esto resultó inadecuado para una empresa de ese tamaño y magnitud.

A medida que el proyecto avanzaba, los hitos y las expectativas no se cumplieron, lo que llevó el comité de dirección ejecutiva expulsar jefes de proyecto y cambiar los miembros del equipo de implementación del ERP.

El Comité puso más presión sobre el nuevo equipo para lograr  ejecutar el proyecto en tiempo y tampoco tuvo éxito. Finalmente, la empresa sólo fue capaz de conseguir un solo piloto en vivo en cerca de tres años de trabajo y sin tocar ninguno de las otras 20 ubicaciones. Los procesos de negocio se rompieron y los empleados estaban tan mal preparados para el despliegue que la organización finalmente abandonó la implementación y volvió de nuevo a su antiguo sistema.

Lecciones aprendidas de la implementación del ERP

La lección aquí es que los fracasos de ERP son causadas por una serie de factores y, por lo general, no ocurren de la noche a la mañana. Las expectativas poco realistas conducen a una serie de problemas. Por ejemplo, los relevamientos de proyectos ERP muestran que la implementación promedio para organizaciones de tamaño medio es de 12 a 14 meses, pero los proveedores de ERP e implementadores de sistemas sugieren 9 o incluso 6 meses.

Entonces, ¿Cómo se puede determinar la duración más adecuada para las implementaciones de ERP? He aquí tres recomendaciones para ayudar a desarrollar una estimación realista para su organización.

Hacia un plan realista de implementación del ERP: recomendaciones

Compárese con otras organizaciones como la suya

Los vendedores son conocidos por dar ejemplos anecdóticos de un centenar de clientes que implementan en un corto período de tiempo, pero esos ejemplos son raramente relevantes para su organización. Más importante aún, este enfoque sólo ofrece un dato entre miles de implementaciones de ERP que se hacen cada año. Por lo tanto, no es el tipo de datos estadísticamente significativo que se requiere a menos que usted quiera apostar la inversión entera ERP (y su carrera). La evidencia anecdótica no es suficiente para tomar decisiones que involucran cientos de miles de dólares.

Comprenda las variables que impulsan y cambian la duración de una implementación de ERP

Si usted encuentra los datos estadísticamente relevantes relativos a industrias o empresas como la suya, todavía tiene que comprender las variables que aumentan o disminuyen los períodos de implementación.

Y, por cierto, aquí está una pista: la duración de un proyecto de implementación ERP tiene muy poco que ver con las pre-configuraciones, con las mejores prácticas, con SaaS vs on-premise, o cualquier otra cosa que ver con el propio software. Hay consultoras que emplean un modelo de estimación basado en una serie de criterios relacionados con su negocio, tales como la complejidad de la cadena de suministro, nivel de estandarización, el uso de la gestión del cambio organizacional, y varias otras variables para desarrollar duraciones de ejecución realistas.

Tenga presente que, para cada objetivo empresarial, hay una estrategia de implementación

Desarrolle un plan de proyecto de la implementación del ERP

Esto puede sonar como una obviedad, pero la mayoría de los integradores de sistemas y consultores realizan estimaciones sin un plan de proyecto. Y de los que sí tienen un plan de proyecto, muchas veces son incompletos, pues no toman en cuenta las actividades críticas como la gestión del cambio organizacional, diseño de procesos de negocio, múltiples iteraciones de pilotos, sala de conferencias, y las muchas otras actividades que no están relacionadas con el software y que el proveedor del ERP no tiene en cuenta en tanto que si deben considerarlas la organización ejecutora hacen. Sin un plan de proyecto de implementación realista y completo es imposible predecir con exactitud cuánto tiempo tomará su aplicación ERP.

Estas tres recomendaciones le ayudarán a comenzar sus actividades de implementación con el pie derecho. Se asegurará de que usted no corta camino tratando de cumplir con expectativas de implementación inalcanzables.

Fuente: Setting a Realistic Timeline for Your ERP Implementation, Panorama Consulting.

Traducido y adaptado por la División Consultoría de EvaluandERP.com

 
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