¿Qué Software es apto para su empresa?

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El siguiente es un cuestionario que Evaluando Software realizó a ejecutivos de Finnegans, Ardison y GCG, acerca de las implementaciones; metodologías, recomendaciones, plazos, abordaje organizacional, etc.

Blas Briceño, Presidente de Finnegans

1- ¿Qué metodología utiliza para la implementación de un Sistema ERP? (En líneas generales, ¿cuáles son los pasos que sigue para la implementación?) ¿Cambia su metodología según el rubro de la empresa cliente? ¿Por qué?

Tenemos dos metodologías, dependiendo del producto y la modalidad de implementación más conveniente para el cliente: una metodología Corporate, para empresas que requieren una definición de sus procesos de negocios en el ERP especializada, y otra para cuentas a las que les cuadran los modelos preconfigurados Express, que es una modalidad mucho más rápida. En la primera, trabajamos partiendo de todos modos de modelos preconfigurados por industria, como modelos de arranque para la definición de un blue print completo de los casos de uso, procesos a implementar, definición de roles y gestión de información.

Ese es el primer paso, y luego los siguientes, en muy grandes rasgos, son la parametrización de la instalación, la producción de prestaciones adHoc cuando son requeridas, la certificación del modelo, la capacitación de los recursos y el proceso de puesta en marcha con integración de información de arranque (configuraciones, saldos, etc.).

2- ¿En qué casos recomienda que se implanten todos los módulos del ERP simultáneamente (estrategia del Big Bang) y en qué casos aconseja que se implementen de manera gradual (estrategia secuencial)? ¿Por qué?

En general, depende de las necesidades críticas de la empresa, el tiempo disponible y la madurez en la definición de los procesos a informatizar. Muchas veces conviene partir de un set de funcionalidad base, el backoffice administrativo por ejemplo, y luego extender a los procesos de compra, venta, o finanzas. En general el planeamiento económico productivo queda para una etapa posterior, en la mayoría de las estrategias de implementación que llevamos. También tiene que ver con la disponibildad de recursos operativos de la empresa, y con qué tienen como herramienta informática previa.

Si tienen un sistema anterior a reemplazar, qué módulos están en uso, eso define a veces una secuencia. Diría que siempre que los recursos estén disponibles, conviene pensar una estrategia lo más abarcativa posible, tiene un costo total menor. Pero si no es posible, forzarlo sólo trae aparejado más problemas, y más costo final.

3- ¿En qué ocasiones sugiere que las empresas compren módulos de ERP para todas sus áreas? ¿Por qué? ¿Pueden tener éxito las compañías que adquieren sólo dos módulos (por ejemplo para el área financiera y para el sector de compras) ¿Por qué?

Nosotros tenemos una visión de integración amplia del ERP, y en ese sentido pensamos que la mayor cobertura final del ERP es la más beneficiosa, aunque eso puede ser en el marco de una definición amplia, donde el ERP en realidad sea un conjunto de software de distintos proveedores. Una cosa es la secuencia de implementación, y ahí si vemos oportuna la segmentación por áreas, y otra la estrategia final, donde creemos que conviene pensar en una cobertura de todas las áreas de negocio, integrando o asumiendo nuestro ERP para todas.

4- ¿Cuál es el plazo ideal para la implementación del ERP (desde la adquisición del producto hasta la puesta en marcha)?

No más de seis meses, ¡nunca! Si es más, partir el proyecto. Hoy, con las implementaciones Express, y en el modelo cloud, estamos apuntando a un mes y medio de puesta en marcha, y no lo consideramos ni riesgoso ni dificultoso: es la media de ese tipo de implementaciones. Aún en implementaciones corporativas, nos fijamos etapas de tres o cuatro meses, creemos que es mucho más beneficioso que los viejas planes de más de un año de puesta en marcha, que sólo las grandes corporaciones pueden afrontar sin comprometer eficiencia.

5- ¿Cómo contempla la cuestión del cambio organizacional que debe realizar su empresa cliente para implementar este sistema?

Como una necesidad previa a la implementación, que puede implementarse simultáneamente, pero estar decidida de antemano. No se puede implementar un ERP y luego pensar en el cambio organizacional resultante. Si se puede aprovechar las prestaciones del ERP seleccionado para definir el modelo resultante.

6- ¿Usted como vendor implementa el nuevo sistema sobre las prácticas actuales de la empresa cliente, sobre prácticas nuevas (llamadas mejores prácticas) o hace un híbrido de ambas opciones? ¿Cómo hacen para reducir los riesgos de error mientras conviven el viejo sistema de gestión y el ERP?

Siempre apuntamos a mejores prácticas. Nos esforzamos por implementarlas en nuestros templates por industria, y nos esforzamos por explicarlas al cliente e integrarlas en la implementación resultante. Cuando conviven una gestión vieja y un nuevo ERP, tratamos de acotar los puntos de conflicto, e integrar prácticas de auditoría de gestión de información que por lo menos mejoren las viejas prácticas en su ejercicio vigente.

Silvana Ardison, Directora Comercial de Ardison

1- ¿Qué metodología utiliza para la implementación de un Sistema ERP? (En líneas generales, ¿cuáles son los pasos que sigue para la implementación?) ¿Cambia su metodología según el rubro de la empresa cliente? ¿Por qué?

En Ardison Software & Consulting, estamos convencidos que el éxito de todo proyecto de Reingeniería de Software se basa en su correcta Implementación independientemente del rubro de la empresa cliente. Nosotros garantizamos una Implementación que asegure el cumplimiento de los objetivos planteados por el Cliente, donde el trabajo en conjunto de por resultado una Solución Integral y a su medida.

Tenemos una gran responsabilidad. Las decisiones que tomamos con nuestros Clientes durante la Implementación de Arballon Business Software tienen impacto en sus decisiones estratégicas, en la organización de su empresa y en el desempeño del día a día de su gente. La creciente complejidad en IT vuelve fundamental la coordinación de Software, Hardware y Comunicaciones mediante el Gerenciamiento del Proyecto.

Para potenciar Arballon Business Software, a lo largo de más de 35 años de experiencia, desarrollamos la Metodología de Implementación Ardison Business Solutions, y la extendemos a nuestros Socios de Negocio, garantizando el éxito del Proyecto como una Solución Integral. En la Implementación el equipo de Consultoría impulsa las siguientes actividades:Configuración, Capacitación, y Seguimiento y Control:

Las actividades de Configuración comprenden las tareas de Asesoramiento para la definición de los parámetros de comportamiento de los Sistemas adquiridos. Cada Empresa es única. La integración de la información y su posterior manejo dependen fundamentalmente de la capacidad de interpretar las necesidades presentes y futuras del negocio. Gracias a la flexibilidad de Arballon, estas particularidades se vuelcan en una Configuración activa del Software, logrando una Solución a la medida de la empresa.

Las actividades de Capacitación incluyen Clases Técnicas y Prácticas referentes a las prestaciones, funcionamiento y configuración de los Sistemas adquiridos. También incluye la Evacuación de Consultas emergentes de la lectura y estudio del Material de Capacitación y de los Manuales.

El periodo de Seguimiento y Control comprende las actividades de Asesoramiento y Apoyo para la Puesta en marcha y las de Seguimiento y Control de los Sistemas configurados . Una Implementación exitosa no termina con el Lanzamiento de los Sistemas. Este es el punto fundamental donde la gente involucrada necesita el apoyo necesario para transitar el cambio que significa la nueva herramienta de trabajo. Para hacer esta transición amigable, ágil y segura los consultores encargados del proyecto estarán junto a los usuarios hasta que alcancen la confianza, independencia y fluidez necesaria para el uso correcto de Arballon, su nueva Solución de Negocios. Enmarcados en nuestra política de expansión a Latinoamérica, Ardison Software propone implementaciones Saas para aquellas empresas clientes fuera del ámbito de nuestro país, con el mismo compromiso al éxito reflejados en más de 35 años en el mercado.

2- ¿En qué casos recomienda que se implanten todos los módulos del ERP simultáneamente (estrategia del Big Bang) y en qué casos aconseja que se implementen de manera gradual (estrategia secuencial)? ¿Por qué?

El objetivo de incorporar un ERP es sin duda tener información oportuna de todo el negocio. Por ello el atributo indiscutido es que el ERP sea totalmente Integral para la Gestión de Negocios de la empresa cliente. Una Implementación simultánea favorece dicha Integración y disminuye los costos de la misma.

Las implementaciones por etapa, son las adecuadas para aquellas empresas que el proceso de reingenieria interna es más complejo del necesario para la Implementación del ERP en si mismo. Esto puede darse por estar atado a desarrollos internos complejos de integrar al ERP, o en sectores donde los recursos humaos no son calificados para un proceso de sistematización, o simplemente por no contar con el presupuesto necesario. Todos estos son escenarios posibles, en donde Ardison Software & Consulting ha propuesto proyectos acordes a la realidad de cada cliente. .

3- ¿Cuál es el plazo ideal para la implementación del ERP (desde la adquisición del producto hasta la puesta en marcha)?

El plazo para la Implementación de Arballon Business Software se estima basados en la experiencia, determinando un volumen de horas para cada actividad de la implementación. Nuestros Plazos son entre 60 y 120 dias del Inicio de Actividades dependiendo del alcance del proyecto. El hecho de que la implementación se realice en una fecha diferente a la del cierre del año fiscal de la empresa Cliente, es un estándar de mercado que alcanza al 80% de las implementaciones y tal particularidad no reviste ninguna complejidad para nosotros. El Cronograma definitivo con la apertura detallada de cada actividad es definido en forma conjunta con el cliente de manera que puedan cumplir sus metas y disfrutar de los beneficios del trabajo en conjunto a corto plazo.

Guadalupe Ramos-Mendez

Guadalupe Ramos-Mendez es una consultora de soluciones empresariales y Gerente de Mercadotecnia de GCG y Justo Barrientos, Consultora Sr. De Microsoft Dynamics de AX de GCG

1- ¿Qué metodología utiliza para la implementación de un Sistema ERP? (En líneas generales, ¿cuáles son los pasos que sigue para la implementación?) ¿Cambia su metodología según el rubro de la empresa cliente? ¿Por qué?

Hemos empleado desde hace un par de años la metodología Sure Step, que es una metodología adoptada por Microsoft Dynamics para la puesta en marcha y finalización de proyectos de implantación y desarrollo de ERP o CRM. Principalmente se basa en definir y seguir una serie de puntos claves para que el proyecto finalice con éxito. Esta metodología de implementación incluye flujos, herramientas y plantillas que pueden utilizarse en las distintas fases de un proyecto de implementación. A su vez incluye tres esquemas de implementación que se eligen dependiendo de la complejidad del proyecto. Esta metodología no cambia por el rubro de la empresa ya que las etapas de implementación son estándares, lo que varía según el giro de la empresa, será el contenido y la aplicación de la solución.

Las etapas o fases que se manejan son las siguientes:

  • Diagnóstico
  • Análisis
  • Diseño
  • Desarrollo
  • Implementación
  • Operación

2- ¿En qué casos recomienda que se implanten todos los módulos del ERP simultáneamente (estrategia del Big Bang) y en qué casos aconseja que se implementen de manera gradual (estrategia secuencial)? ¿Por qué?

Cuando se trata de un solo negocio prácticamente sin excepción es recomendable el arranque completo (finanzas, abastecimiento, comercialización, producción, calidad). Cuando son distintos negocios dentro de una misma empresa normalmente es mejor hacer arranques separados por negocio (pero siempre con todos los módulos en cada negocio). Cuando son varias instancias del mismo tipo de negocio, si hay el equipo suficiente (consultores y equipo del cliente) nuevamente es mejor un arranque completo para todas las instancias. Cuando el número de instancias es alto, conviene arrancar primero con la más compleja y luego ir haciendo un roll-out a las demás. Xavier Cortina, Director de Operaciones de GCG –

3- ¿En qué ocasiones sugiere que las empresas compren módulos de ERP para todas sus áreas? ¿Por qué? ¿Pueden tener éxito las compañías que adquieren sólo dos módulos (por ejemplo para el área financiera y para el sector de compras) ¿Por qué?

Cuando una empresa decide adquirir un ERP es porque uno de los objetivos que busca alcanzar es la integración de sus procesos y la eliminación de duplicidad de funciones, de ahí que se sugiere la adquisición de los módulos que cubran el 100% de su operación. Sin embargo se presentan casos asociados al giro, en donde la funcionalidad estándar del ERP no alcanza a cubrir de forma natural y desarrollarlos dentro de la misma plataforma encarecía en demasía el proyecto u ocasionaría que el proyecto tomara más tiempo del previsto. En esos casos se evalúa la factibilidad de interfazar el resultado de los datos de dicha aplicación con la funcionalidad del ERP que permitirá la visibilidad de datos dentro del proceso en el que participen. Esta funcionalidad puede estar asociada a un desarrollo o sistema particular que al negocio le proporciona una ventaja competitiva a nivel mercado. Guadalupe Ramos-Mendez / Consultor y Gerente de Mercadotecnia de GCG –

Un ejemplo de esto ocurre en el sector financiero en donde el ERP respeta los sistemas que cubren el front-office, y se trabajan en interfaces que conecten las operaciones con el módulo de contabilidad del ERP que viene robustecido, en nuestro caso, con un integrador contable, que es un módulo que ayuda a consolidar y a validar las operaciones realizadas a través de un análisis para verificar que hayan cumplido con las regulaciones y así finalmente emitir una aprobación. La ventaja de este sector al incorporar un ERP es que pueden manejar más fácilmente los aspectos fiscales, como son calcular el IVA, IETU y otros impuestos, establecer simulaciones para calcular presupuestos, y mantener integrado todo el proceso de adquisiciones y pagos.

4- ¿Cómo contempla la cuestión del cambio organizacional que debe realizar su empresa cliente para implementar este sistema?

Qué bueno que tocan este aspecto debido a que el éxito de toda implementación dependerá de la capacidad adaptativa de la empresa y de la firma de consultoría que implementa. Hay que considerar que acompañado a todo cambio tecnológico va otro correspondiente a actitudes, pensamientos, valores, creencias y comportamiento del elemento humano al que afecta el cambio. Implica una transición cultural para que los empleados acepten, asimilen y usen la herramienta como parte de su quehacer cotidiano. Las cinco sugerencias que podemos hacerle a las empresas que se encuentran dentro de esta aventura o que están por iniciarla son las siguientes:

1) Su equipo de implementación interno debe estar conformado por personal multidisciplinario que tenga influencia en diferentes grupos de trabajo.

Un factor relevante en materia del cambio es el papel que juegan los grupos de trabajo al interior de las empresas: todo empleado pertenece a un grupo ya sea por el tipo de trabajo que realice, por su posición en un proceso, por la afinidad de pensamiento, creencias, valores y/o comportamientos, etc. En cada grupo siempre aparece “alguien” que ejerce una influencia mayor sobre el resto. Identifique a estas personas e incorpórelos como “Representantes de área”.

A su vez, existen personas con relación e influencia en más de un grupo de trabajo y que entienden el proceso al que pertenecen. Ellos son idóneos como “Usuarios clave” para favorecer la comunicación interdepartamental y lograr que el proceso fluya a través del ERP sin importar el área en la que recaigan las funciones para conseguirlo. Al personal con mayor antigüedad en la empresa inclúyalos como asesores de proceso o especialistas y verán cómo, a pesar de llegar a tener dudas respecto al cambio, se sentirán orgullosos y colaborarán en el proceso de transición.

2) Permita a los trabajadores tomar decisiones sobre sus procesos en relación con su preparación técnica.

Cuando el ERP se concentra en un área y el resto de la empresa tiene poca o ninguna posibilidad de intervención, el proceso de aceptación se dificulta. Las ventajas que percibe el trabajador al intervenir en la innovación conforman un factor relevante. Es un modelo más democrático basado en la participación de los empleados en la toma de ciertas decisiones que los afectan directamente en sus tareas para aprovechar su mano de obra y su capacidad intelectual.

3) Visualiza a tiempo los cambios de roles del personal con los nuevos flujos de trabajo para comunicarlos oportunamente y darles oportunidad de prepararse.

Cuando tenga el nuevo diseño aprobado de los flujos de proceso, revise con el grupo implantador el listado del personal de la empresa, e identifique a quiénes deberán interactuar con el nuevo sistema, determine en qué momento intervienen, qué función deberán aprender, y si su trabajo actual está siendo ya absorbido por otra área/persona o por el mismo software. Identifique qué funciones quedan sin responsable actual y decida cómo aprovechar a estos recursos aparentemente ya sin funciones; de esta forma planeará mejor sus capacitaciones, identificará los nuevos cambios organizacionales y acompañara con antelación a los empleados que tendrán nuevos roles/funciones como parte de este proceso de cambio.

4) Permita al empleado cometer errores en un ambiente seguro.

Cuando nos enfrentamos al cambio, nuestra imaginación se desboca pues visualiza la humillación que revelará públicamente nuestra incompetencia. Diseñe un entorno en el que “cometer errores sea seguro” para tus empleados. Cuando ellos reciben entrenamiento acerca de cómo hacer las cosas bajo la nueva herramienta, su confianza crecerá a medida que aprecian qué es lo que va a suceder y qué es lo que deberán hacer para revertir sus posibles fallas. La práctica ayuda a crear un sentimiento de control que difumina los miedos de incompetencia o ignorancia.

5) Otorgue al personal estímulos tempranos y constantes.

Casi siempre la gente cambia debido a la posibilidad de obtener beneficios futuros y uno cambia su comportamiento si existen incentivos suficientes para hacerlo, pero esto no siempre debe estar ligado a recompensas materiales que afecten el presupuesto de la empresa, ya que los beneficios prometidos pueden no ser suficientes o puede que no sea la clase de recompensa que la gente valore realmente. Sin duda se pueden usar medidas opresivas para lograr resultados de acción inmediata para implementar la solución empresarial, pero considere que sin aceptación, no hay asimilación y sin asimilación no hay innovación. Será cuestión de tiempo en que pierda valor la información almacenada de tu solución…y tendrá que comenzar de nuevo. Evítate esa mala y dolorosa experiencia personal y profesional. Guadalupe Ramos- Mendez, Consultor y Gerente de Mercadotecnia de GCG –

Por División consultoría www.evaluandoerp.com

 

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