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Con relación a los costos de licencias del ERP, el principal problema de las empresas usuarias es que no pueden distinguir con claridad y precisión entre lo que las licencias les permiten usar y lo que realmente utilizan.

Para las principales organizaciones internacionales, el software ERP la solución. Es ampliamente utilizado por las industrias como la automotriz, petróleo y gas, minorista, Salud y otras. El software ERP está compuesto por una serie de módulos que se integran en conjunto  y que cubren todos los aspectos de la gestión empresarial.

Con relación a los costos licencias del ERP, el principal problema de las empresas usuarias es que no pueden distinguir con claridad y precisión entre lo que las  licencias les permiten usar y lo que realmente utilizan. Esta dificultad surge debido a factores históricos, el cambio de las estructuras empresariales, muchos tipos de licencias del ERP y las interconexiones entre finanzas, informática, y legales.

La opción lógica para hacer rendir los presupuestos sin dejar de lado la calidad de su servicio o productos que reciben es innovar.

Cómo se usan las licencias del ERP

Un estudio reciente sobre el uso de licencias / gasto en un vendor de la industria, había demostrado que

  1. 95% de las organizaciones están pagando por algún usuario que no utilizan el sistema.
  2. 90% de ellos no evalúan las necesidades exactas de autorización de sus usuarios y terminan dándoles autorizaciones superiores, aún cuando no hay necesidad de pagar derechos de licencias del ERP más elevados.
  3. 60% de las organizaciones compran más licencias del ERP de lo que realmente necesitan.
  4. 50% no sabe que la clasificación incorrecta de los usuarios se traducirá en mayores costos porque consideran sólo los usuarios profesionales.
  5. 40% no son conscientes que compartir los ID da lugar a fuertes sanciones.
  6. Al menos el 10% de las organizaciones sin saberlo cometer fraude mediante la supresión de los ID de usuario antes de que el audite.

Cinco consejos

A continuación se enumeran cinco consejos específicos que ayudan a las empresas minimizar sus gastos de licencias del ERP.

Consejo # 1 – Siempre “Clasificar” al usuario bajo un tipo de licencia

Teniendo en cuenta que las diferencias entre los distintos tipos de licencias del ERP que algunos vendors ofrecen no son claras, el administrador es quien está obligado a asignar el tipo apropiado para un usuario determinado sobre la base de una magra información.

Si el responsable no asigna una licencias del ERP para un usuario en particular, entonces el software puede llegar a designarlo, automáticamente, como usuario profesional. Las empresas terminan pagando enormes costos en estos usuarios no identificados. Por lo tanto, siempre es recomendable asignar la clasificación correcta cuando se crea el usuario.

Consejo # 2 – Comprobar periódicamente los usuarios inactivos

La identificación de los usuarios inactivos es una tarea crítica y podría ser un salvavidas en muchos casos. Es una práctica común para crear un ID de usuario en sistemas cuando ingresa un nuevo empleado. Sin embargo, muy pocas organizaciones revisan el uso de identificadores de usuario. Es una buena práctica identificar, revisar y tomar las medidas apropiadas sobre la disposición de los usuarios inactivos.

Consejo # 3 – No compartir los ID de los usuarios

Otra práctica común en muchas empresas es compartir la identificación de manera que un mismo  ID de usuario se utiliza comúnmente por varios a la vez. Los administradores piensan que podrían ahorrar enormes costos al compartir los ID de usuario.

En realidad, esto tiene más riesgos que ventajas. Con identificadores comunes, los auditores pueden tener dificultades para conocer quien ha realizado una actividad específica. Incluso hay proveedores que penalizan los ID de usuario compartidos en gran medida. Si sigue esta práctica, asegúrese de crear un ID para cada usuario en el sistema.

Consejo # 4 – Asignar sólo el número correcto de autorizaciones

Hay algunas situaciones donde a los usuarios funcionales se les proporcionan acceso SYSTEM_ALL en el entorno de producción. Esto podría ahorrar los tiempos para dar autorizaciones, pero traerá aumentos exponenciales de costos de licencia debido a que esos derechos, en algunos casos, se otorgan con precios diferenciales.  Además abre el camino a potenciales  riesgos y al fraude financiero.

Siempre es aconsejable seguir el  modelo “Principio de mínimos privilegios” al dar autorizaciones a un usuario en el sistema.  Si el software tiene un diseño de autorización eficiente, es recomendable separar los procesos de negocio y las actividades que deban llevarse a cabo.

Consejo # 5 – Nunca borrar un ID de usuario.

Es una práctica frecuente eliminar el ID de usuario cuando un empleado deja la organización. Sin embargo, siempre es mejor mantener ese ID en un modo inactivo mediante la eliminación de las autorizaciones, el bloqueo de la ID, y la limitación de su validez.

Hay productos de software ERP que no cuentan a estos ID en su auditoría, de manera  que, al contabilizar, estará disponible la cantidad de licencias válidas y activas.

Fuente: Raghu Boddu, SAP Services & Innovation at Clematis Technology Solutions India Pvt Ltd

 

Traducido y adaptado por la División consultoría de Evaluandoerp.com

 

 

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