¿Qué Software es apto para su empresa?

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A quienes están por contratar un proveedor de software ERP les gustaría reunir la mayor cantidad de información, opiniones y experiencias de otras empresas que ya pasaron por esta etapa. Por esta razón Evaluando ERP, con su conocimiento del mercado más la ayuda de las empresas proveedoras que decidieron participar de este trabajo, recogió las opiniones de firmas que ya tomaron decisiones o que están a punto de tomarlas. ¿Cuáles son las recomendaciones claves de los que ya pasaron por el proceso? ¿Qué criterios son más importantes? ¿Cuáles son las prácticas poco comunes que influyen en el fracaso o éxito del proyecto? Agradecemos la colaboración de las siguientes empresas de software: Artware; Datasul; Calipso, GACI Group; Inteligencia y Tecnología y Neuralsoft que nos pusieron en contacto con algunos de sus clientes.

Perfil de las empresas participantes

Las empresas participantes son mayoritariamente de capital nacional. El promedio de usuarios que utilizan el ERP es de 60, siendo la más pequeña de 12 usuarios y la más grade de 180. Pertenecen a los sectores de servicios e industria con amplia variedad de tipología.

Curiosamente, algunas de ellas no tienen área de tecnología o sistemas, es decir que esta función se encuentra 100% tercerizada. En general, en le proceso de evaluación y selección los responsables del proyecto obtuvieron consenso de más de un área de la empresa, como puede observarse en el siguiente gráfico.

¿Cuáles fueron los criterios que más pesaron en la selección?

Se les pidió a las empresas que respondieron cuál es la ponderación o importancia que le dan a 6 criterios claves para la selección. Sobre un total de 100 puntos, las firmas que participaron, en promedio, entienden que la cobertura funcional es el factor más importante en la decisión de elección de un proyecto. Llama la atención que los aspectos económicos se encuentren en tercer lugar. Es un dato alentador para quienes ofrecen proyectos con valor agregado.

Adicionalmente, las empresas del interior tomaron en cuenta la disponibilidad de soporte y recursos capacitados en la zona, tanto del producto como de las tecnologías asociadas. Otro punto considerado fue la experiencia del oferente en la industria en la cuál se desempeña la empresa que está por implementar el proyecto.

Las prácticas poco comunes

Como hemos escrito en otras oportunidades, los productos de software incorporan “las prácticas más usuales o aceptadas de la industria”. Sin embargo hay particularidades propias de un sector o de una empresa, que son claves para el éxito del proyecto. Algunos de los testimonios sobre este tema pueden observarse en la siguiente tabla.

¿Qué objetivos se buscan con la incorporación de un ERP?

El objetivo más importante de la mayoría de las empresas consultadas es alcanzar una gestión más eficiente y en segundo término incrementar el control. Dentro del ítem otros, se destaca la respuesta de una empresa que utilizaba ERP, de los llamados World Class (J.D. Edwards) y se encontró obligada a reemplazarlo (Ver comentarios y anécdotas).

Cambios culturales

“El principal cambio cultural fué aceptar que no se adapta un sistema a los procesos existentes, sino que los procesos se van a modificar, agregar o desaparecer, en pos de las buenas prácticas de la implementacion del sistema” declaró Sergio Corrizo, Gerente de información, tecnología y procesos de la empresa Prüne, una marroquinería con sede en Buenos Aires y operaciones en México y Perú.

Alejandro Dinolfo, Gerente de Administración Finanzas de Cerámica Neuquén, destacó que “la incorporación de un ERP fue el cambio cultural que más impactó en la empresa”.

¿Qué le recomendaría a otra empresa que se encuentra en proceso de selección de ERP?

Dado que la mayoría de los que participaron del estudio han pasado por el proceso de evaluación, selección e implementación, sus experiencias son un dato de valor para quienes en la actualidad tienen que comenzar un proceso que conduzca a la puesta en marcha de un proyecto con software de gestión empresarial. El siguiente cuadro muestra 10 recomendaciones claves:

¿Qué conclusiones le quedaron a usted y a su organización como resultado del proceso?

El gerente de sistemas de una empresa que fabrica productos de limpieza, destaca que “principalmente, que en el relevamiento de requerimientos nos vimos obligados a mirar dentro de nuestra propia estructura y aprendimos mucho de nosotros mismos como organización, detectando muchos defectos y oportunidades de mejora.”

Sergio Corrizo, Gerente de Sistemas de información, Tecnología y Procesos de Prüne, una marroquinería con operaciones en Argentina, México y Perú, puntualiza que “es necesario pasar mas tiempo con los usuarios finales del sistema para que ellos lo moldeen y no dejar simplemente al equipo de implementación que haga lo que considera mas adecuado para el usuarios final. Existen casos en los que la herramienta implementada le resulta más incómoda al usuario que la anterior.”

“Para nosotros recién comienza la implementación, pero, para quienes tenemos alguna experiencia en la implementación de Sistemas, sabemos que, el éxito jamás está granatizado, por lo que para alcanzarlo, la comunión de accionistas, recursos propios y terceros deben estar absolutamente alineados con la obtención de una implementación exitosa”, manifestó Caludio Carullo de Pinturerías Prestigio.

Para Kepple S.A., “lo mas importante en un proceso de cambio de sistema es que las personas intervinientes, tanto en la selección como en la utilización del mismo, acompañen dicho cambio. La incorporación de un ERP puede fracasar si quienes participan no acompañan. El factor humano termina definiendo la posibilidad de lograr los mejores resultados”, según María Julia Garcia, jefa de Contaduría.

Campo Autral tuvo que pasar por una experiencia traumática pero al mismo tiempo enriquecedora como puede verse Anécdotas o comentarios adicionales. Silvina Walser, Gerente de Auditoría y Control de Gestión de la empresa desataca que “Aprendimos que aún apurados por los plazos se pueden tomar buenas decisiones.”

La anécdota

Un Gerente de Sistemas que pidió reservas, comentó “nos sucedió que un proveedor que había sido descartado en la etapa de negociación del proceso de evaluación, nos envió una propuesta económica mejorada. Realmente era mucho más conveniente que la negociada anteriormente. Lo curioso es que la hizo luego de que nuestra compañía había confirmado la selección de un proveedor. Dicha propuesta no prosperó y además fue tomada como una práctica de mal gusto por parte del proveedor”

Evaluando ERP sabe que el proveedor que hizo esta jugada es de origen europeo del tipo Clase Mundial y que dice tener “altos valores éticos” en su declaración de principios.

Apostillas

Para Daniel Villegas, Gerente General de Magromer, una curtiembre de capitales nacionales, “Generalmente, estos son procesos que se dan 1 o a 2 veces en la vida de una empresa, y muy dificilmente las personas que trabajaron y pasaron por uno de esos procesos vuelva a pasar por otro de ellos. Este proceso es bastante traumático, incluso mucho antes de empezar la implementación. Implica cambios de cultura y de criterios dentro de la empresa, desde la más alta dirección hasta el operario de menor rango de la empresa.”

Silvina Wasler, Gerente de Auditoría y Control de Campo Austral, relató una interesante anécdota “Campo Austral tenía J.D.Edwards en modalidad de ASP con Aplication Software S.A. (ASSA) y el 31/12/02 nos cancelaban el servicio por un problema legal entre ASSA y JdEdwars. Necesitábamos la incorporación de un ERP nuevo en menos de un mes (para el 22/12/02). Por lo tanto, en la decisión se consideraron diferentes variables entre ellas costos de licencias e implementación, disponibilidad de actualizaciones impositivas, legales y mesa de ayuda on line, recomendaciones de otros clientes y compromiso de implementar en menos de un mes.

Ninguna de las empresas de software contactadas asumian el compromiso de implementar en memos de un mes a excepción de Gaci y J.D.Edwards (simple replicación de entorno-parametrizaciones mediante uan copia del vigente en ese momento). Para una Pyme de capitales nacionales como la nuestra era imposible costear la compra de licencias de J.D.Edwards y su mantenimiento anual. Finalmente decidimos por GACI de quienes destacamos la excelente calidad de los consultores funcionales y programadores d y su predisposición para trabajar casi 24 hs al día, incluyendo los fines de semana.”

Por la División Consultoría www.evaluandoerp.com

 

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